Als Emily Bakema (32) de deur van haar woning in Steenwijk opendoet, komt er meteen een gastvriendelijke geur naar buiten drijven. Eén van verse appeltaart en zelf gebrande koffiebonen. De taart heeft Emily gebakken; de lekkere koffie is van haar partner.
Het maakt de “standplaats” van Emily, zoals ze dat zelf noemt, warm en gezellig. De sfeer is belangrijk; als managementondersteuner Onderwijskwaliteit bij Koninklijke Kentalis werkt Emily voornamelijk thuis. Net zoals de zes kwaliteitsadviseurs en de manager kwaliteit die ze ondersteunt in het afdelingsteam.
Eén keer in de maand komen ze allemaal samen, voor de fysieke verbinding. Want ook al werken Emily en haar collega’s op afstand, verbinding is en blijft het sleutelwoord.
Bruggen slaan
Koninklijke Kentalis helpt mensen met gehoor-, zicht- en taalbeperkingen met scholing, zorg, speciaal onderwijs, onderzoek en school- en werkbegeleiding.
Het team van Emily heeft dagelijks te maken met de onderwijskwaliteit van de scholen waarmee haar organisatie werkt. Emily houdt contact met de Inspectie van onderwijs, handelt e-mails af, plant audits voor scholen, notuleert in vergaderingen en is documentbeheerder.
“Daarnaast bewaak ik hoogover de processen en het jaarplan van het team. Met een collega verzorg ik de jaarplanning van Kentalis Onderwijs. En ja, verder doe ik gewoon ook heel veel onderlinge afstemming met de rest van de organisatie; waar kan ik als managementondersteuner de bruggen slaan tussen de verschillende teams?”
Ambitieus
Emily is het schoolvoorbeeld van de managementondersteuner als duizendpoot. Of de duizend-en-een-poot. “Ik wil graag ook inhoudelijk van waarde zijn”, vertelt Emily. “Bijvoorbeeld op het gebied van meertaligheid en taalontwikkelingsstoornis (TOS)”. Zelf onderzoek doen, legt ze uit.
Deze drive spreekt voor de hoge ambities die Emily heeft bij Kentalis en voor de affiniteit met de missie van de organisatie. Zelf studeerde ze Taal- en Cultuurstudies en deed ze een Master Multilingualism (meertaligheid). Emily:
“Ik raak steeds meer betrokken bij de onderzoeken die we uitvoeren binnen Onderwijskwaliteit. Zoals het bestendigingsonderzoek. Dat loopt al twaalf jaar en onderzoekt - onder andere - hoe gelukkig onze oud-leerlingen zijn en hoe ze omgaan met hun beperking.”
Stemmetje
Normaal werkt Emily in haar thuiskantoor, maar voor dit interview zit ze aan de eettafel in de woonkamer. Haar hond dribbelt zo nu en dan heen en weer. Die moest eerder op de dag naar de dierenarts. Het is een van de voordelen van thuiswerken; dat je daar geen vrij voor hoeft te nemen. Maar het is ook juist een bron van onrust, vertelt Emily.
“Je hebt soms als assistant de neiging om je te verontschuldigen dat je even niet bereikbaar bent. Dat moet je durven loslaten. Op jezelf vertrouwen dat anderen weten dat je het werk goed doet. Toch heb ik nog weleens dat stemmetje in mijn achterhoofd: ‘Haal je die uren wel in?’ Dus ja, ik zat vanochtend al om 7.30 uur vooruit te werken.”
Verbinding zoeken
Emily is niet de enige binnen Kentalis die hier tegenaan loopt. Meer van haar collega-ondersteuners, verspreid over Nederland, kunnen zich hierin herkennen. Want hoe behoud je op afstand de verbinding met elkaar? Hoe vertrouw je op elkaar? Maar belangrijker nog: hoe ondersteun je op hoog niveau zonder er fysiek te zijn?
Emily: “Als managementondersteuner binnen onze organisatie ben je meer dan een secretaresse. Je doet meer dan notuleren. Deze rol vraagt ook meedenken en observeren op strategisch niveau.”
Weg met het 'team'!
De bovenstaande vragen waren de reden waarom zij en andere collega-ondersteuners in 2023 een incompanytraining volgden van psycholoog Gerda Bos. Die training was een eyeopener. Want al snel bleek dat Emily en haar collega’s het label ‘team’ voor alle managementondersteuners bij Kentalis moesten loslaten.
“We hadden de training ingestoken: wij als ondersteuners zijn een team en moeten het ook samen doen. Maar in de praktijk bleek dat gewoon lastig. Ik heb mijn stuk Onderwijskwaliteit, anderen hebben hun eigen doelgroep. Dat zijn de teams - met mensen van HR en Financiën et cetera - waarmee we ons verbonden voelen. Of ze ondersteunen de instellingsdirecteur of het MT Onderwijs. “Iedereen heeft eigen toko’s.”
Minder drukkend
Door de managementondersteuners van Kentalis te ontkoppelen van het stempel ‘team’, werden de onderlinge verwachtingen van elkaar realistischer en minder drukkend. Emily:
“Nu hebben we elke week een digitale weekstart via Teams waarin we gewoon even inchecken bij elkaar: ‘Hoe ziet iedereen bij?’ en ‘Zijn er nog belangrijke zaken die we van elkaar moeten weten?’”
Die check-in is facultatief, legt Emily uit. Dat betekent: geen druk, want iedereen heeft al de eigen drukke toko. Zo hebben de managementondersteuners van Kentalis de ruimte om de verbinding op te zoeken, op hun eigen manier en in hun eigen tijd.
Je kan het niet alleen
Die onderlinge verbinding tussen de ondersteuners komt nu bijvoorbeeld kijken bij het maken van de jaarplanning, samenstellen van de nieuwsbrief en beheren van de gezamenlijke mailbox, waarvoor de verantwoordelijkheid over de collega-ondersteuners is verdeeld. Constructief en wanneer die nodig is.
Emily: “Soms heb je van die zaken, waarvan je denkt: ‘Wat moet ik hiermee?’ Dan is het fijn als je de eilandjes even kunt verbinden met elkaar. Binnen onze organisatie van ruim vierduizend mensen, weet één van ons wel in welke richting we moeten zoeken”.
Want team of niet, zegt Emily, in je eentje kom je er als ondersteuner niet altijd uit.
Ja- en nee-energie
Met nieuwe inzichten hielp trainer Gerda de Kentalis-ondersteuners om de samenwerking - op afstand en verspreid over de vele verschillende toko’s - soepeler te maken. “Wat mij heel erg is bijgebleven”, vertelt Emily aan haar keukentafel, “is het concept van ja- en nee-energie van Gerda”. Dat hielp om de onderlinge dynamiek van de verschillende managementondersteuners te verbeteren.
Emily: “We hebben een aantal collega’s die eigenlijk altijd in de ‘ja-stand’ staan. Die krijgen iets op hun bordje en zeggen: ‘fantastisch, dit pak ik meteen op’. Dan heb je andere collega’s, zoals ik, die meer in de ‘nee-stand’ staan. Wij denken meer in risico’s en vragen ons af ‘is dat handig’ en ‘wie moet dat allemaal regelen’?”
“Gerda leerde ons hoe je deze botsing tussen ‘ja’ en ‘nee’ bespreekbaar maakt. Feedback geven aan elkaar is altijd lastig. Maar als we zeggen: ‘volgens mij zit ik nu een beetje in mijn ja- of nee-energie’ dan kunnen we aan elkaar aangeven wat we nodig hebben van de ander. En dat is een tool geweest die voor betere verbondenheid in de communicatie heeft gezorgd.”
Applaudiseren
Wat ook helpt voor de onderlinge verbondenheid, of je nu thuiswerkt of niet, leerde Emily uit een masterclass faalkunde: dat zij en haar collega’s applaudisseren voor elkaar als iemand een fout heeft gemaakt.
“Ik heb moeite met fouten maken, maar tegenwoordig maak ik tijdens een Teams-gesprek een vrolijke buiging en ontvang ik het applaus en dan zeg ik: we gaan weer door”. Sinds die faalkunde-training prijkt onder het beeldscherm op Emily’s thuiswerkplek een sticker met de tekst ‘als dat maar fout gaat’.
“Fouten mogen maken van elkaar laat zien wat we aan elkaar hebben”, zegt Emily. “Dat versterkt de band”. Ook vanuit huis.
Wil jij als managementondersteuner ook jouw verhaal delen over de successen en valkuilen op jullie secretariaat? Mail ons dan op: redactie.managementsupport@vmnmedia.nl.
