Op een grijze dinsdagmorgen fiets ik naar het gemeentehuis van mijn eigen gemeente Lansingerland. Niet om mijn rijbewijs te verlengen of een vergunning aan te vragen, maar voor een interview met drie secretaresses. Zij werken op drie heel verschillende plekken - ‘Domeinen’ - binnen het gemeentehuis maar werken wel samen. Hoe doen ze dat? Tijd voor een gesprek.
Afspraken plannen
Anja werkt op het bestuurssecretariaat en ondersteunt daar met drie anderen de wethouders en directie. De andere secretaresses op het gemeentehuis werken voor een team en een teammanager.
Anja: “Op het bestuurssecretariaat maken we veel externe afspraken. Dit betekent dat we altijd de medewerking van de secretariaten binnen de desbetreffende Domeinen nodig hebben. Zij zijn een belangrijke schakel om tot een afspraak te komen. We hebben elkaar nodig voor juist agendabeheer.”
Debbie: “Dan moet je soms water bij de wijn doen. Wethouders hebben vaak externe afspraken die lastiger te verschuiven zijn. Interne overleggen kunnen we makkelijker verplaatsen.”
Onderbezetting
Samenwerken vraagt dus om overleg, organisatie, snel schakelen en flexibiliteit. En dat in een tijd van personeelstekort, krappe bezetting op secretariaten en hoge werkdruk. Speelt dat hier weleens op?
Debbie: “Ja, we komen niet altijd uit, zeker als iemand langdurig uitvalt door ziekte is dat problematisch. Maar we werken liever zelf een tandje harder. Dat lukt soms wel en soms niet.” Als het niet lukt dan huurt de gemeente medewerkers in. “Dat kost ook energie”, vertelt Debbie.
Anja: “Het is niet altijd nodig om iemand voor een paar uur aan te nemen. We werken voor twee of drie bestuurders en dat is te doen. We kiezen er liever voor om zelf een stap harder te gaan. En er zijn ook rustige periodes. In de zomer zijn de wethouders bijvoorbeeld met reces.”
Debbie: “Dat valt bij ons tegen, het is altijd wel druk, er is geen tijd voor een inhaalslag. Ik werk voor het team dat het beleid schrijft. Daar komt veel werk uit. Dat red ik niet in mijn 30 uur. Zodoende verdelen we de taken ook over de andere domeinsecretaresses binnen Samenleving.”
Buitendienst
Een net wat andere tak van sport doet Lizette op de Gemeentewerf bij de buitendienst. Zij houdt het fietsregistratiesysteem bij, bestelt werkkleding en houdt code 95 bij: het tijdig updaten van kwalificaties van het team zoals EHBO, grootrijbewijs en dergelijke.
Lizette kent de hoge pieken in werkbelasting: "Op de Buitendienst zijn de jongens de ogen en oren voor wat er buiten speelt. Een gat in de weg, gladheid, calamiteit, riool probleem, boom omgewaaid; dan staan ze klaar. Trouwens ook in de weekenden, tijdens herdenkingsdagen, bij het stemmen, etc. Ze bouwen op, zetten hekken neer. Met zijn vijven zijn we een team. We hebben een meldingssysteem waar bewoners verzoeken en klachten kunnen delen. De werkverdeler bepaalt wat prioriteit heeft."
Geen secretaressepool
Piekbelasting vangen ze dus zelf op. En ook tijdens vakanties zorgen zij voor achtervang. Het plan van de directie om een secretaressepool te maken, werd door hen kordaat afgewezen.
Lizette: “Dat is voor ons niet werkbaar.”
Anja: “We doen té specifieke taken die we niet zomaar kunnen overnemen. We maken een goede werkinstructie voor ons eigen secretariaat, zorgen voor een overdracht en stemmen het werk met elkaar af.”
Notuleren
Een klassieke taak als notuleren hoort er sowieso niet meer bij binnen Domein Samenleving. Debbie:
“We hebben nog wel overleggen maar we notuleren niet meer. Dat hebben we gedelegeerd aan de adviseurs en zij maken zelf de besluiten- en actielijsten. Sinds enige tijd sluiten we wel aan bij het MT Samenleving. Een van ons zit er dan bij en werkt de notities uit, dat gaat in totaal om zo’n drie uur per week. Tijdens dat overleg bespreken we ook wat wij opvangen op het secretariaat. Dat kan bijvoorbeeld gaan om iemand die er even doorheen zit en aandacht nodig heeft. Wij zijn de oren en ogen van de afdeling.”
Sensitiviteit
Het opvangen van signalen is voor de ondersteuners van gemeente Lansingerland een sleutelrol. Anja:
"Bij ons op het bestuurssecretariaat is het een pre: politieke sensitiviteit. Dat is een soort fingerspitzengefühl. In een overleg met de woordvoerder en de bestuursadviseur kaart ik zaken aan die me opvallen. Die sensitiviteit hebben we ook nodig als we burgers aan de lijn hebben die vaak vol in hun emotie zitten. We moeten dan goed luisteren. De kunst is om uit het gesprek te halen wat ze eigenlijk willen zeggen, waar ze aandacht voor willen. Daarnaast hebben we organisatietalent nodig om afspraken te kunnen maken in zeer drukke agenda’s. En flexibiliteit.”
Samen sterk
Graag willen deze assistants hun samenwerking nog verder verbeteren. Anja: “We hebben elkaar nodig om het goed te laten verlopen, het contact moet goed en gezellig zijn.”
Daarom namen ze zelf het initiatief om met achttien secretaresses een incompany training te volgen, Samen sterk, verzorgd door trainer en psycholoog Gerda Bos.
Lizette: “Dit kwam naar voren in het secretaresseoverleg dat we elke drie maanden hebben: dat we een verbonden groep wilden zijn. Ik ben de enige secretaresse in mijn team van de Buitendienst, en het is fijn om te weten waarik terecht kan als ik vragen heb of ergens niet uit kom.”
Anja: “Ja, het liefst organisatiebreed zodat je elkaars specialisaties kent.” Debbie: “Een collega is bijvoorbeeld heel goed in Excel. Dan kan je haar advies vragen.”
Efficiencyslag is een speerpunt
Qua efficiency vinden alle assistants dat er nog ruimte is voor groei. Anja:
“Processen kunnen sneller. We hebben pas een efficiencyslag gedaan op representatieve optredens van het college. Dat is nu te vinden op een digitaal formulier. Dat loopt goed.”
Debbie: “We organiseren veel bijeenkomsten voor zorgprofessionals en ouders. Die aanmeldingen gaan via de mail en die gegevens voer ik handmatig in Excel in. Het is veel handiger om een formulier via Forms te maken. Maar dat mag niet met externe organisaties worden gedeeld vanwege privacy. We typen veel over. Ons voornemen is om dit in samenspraak met onze juridische en ICT afdeling toch te doen slagen en het minder tijdrovend te maken.”
Inhoudelijker werk in de toekomst
Die tijdswinst kunnen de assistants van de gemeente Lansingerland inzetten voor inhoudelijke taken. Want over één ding zijn ze het stellig eens: dat secretaresse geen uitstervend beroep is. Ondanks de opkomst van AI.
Anja: “Ik kan me niet voorstellen dat we overbodig raken, maar wél dat we inhoudelijker bezig zullen zijn. Dat is juist interessant. Het maakt mijn werk plezieriger en uitdagender.”
Debbie: “Onze rol zal veranderen. Dat merken we nu al wel bij ons secretariaat. We zijn meer naar de burgers toe gericht. Zo beoordelen we als eerste subsidieaanvragen. Dat is inhoudelijk werk dat we afvangen van de beleidsadviseur. Het is dus lang niet alleen meer afspraken inplannen of rennen en vliegen als er iets gevraagd wordt. We nemen zelf het initiatief. Gelukkig krijgen we hierbinnen de gemeente Lansingerland ook de ruimte voor.”
Anja: “Juist die inhoudelijke taken maken het leuk en uitdagend. Zo zijn er wethoudersspreekuren, we doen inkoop, organiseren dodenherdenking, de kerstbijeenkomst en de verslaglegging van de crisisorganisatie. Het zijn de extra’s die het werk interessanter maken. Je groeit in je rol.”
Toekomstmuziek
Het volgende doel is om Microsoft Teams in te richten zodat ze er ook documenten mee kunnen delen en kunnen bellen. Debbie:
“Daar willen we ons in verdiepen. Wij zijn immers vraagbaak en willen als eerste kunnen reageren. Maar we zetten nu eerst in op persoonlijke ontwikkeling, elkaar nog beter leren kennen en leren hoe iedereen het werk aanpakt. We gaan kijken naar onze sterke punten en hoe we die zichtbaar kunnen maken.”
