‘Wat doe ik níet?’
“Ik ben personal assistant voor meerdere ondernemers tegelijk,” vertelt Floor. “Ik doe dit als zzp’er vanuit huis. Mensen noemen het vaak virtual assistant, maar zo noem ik het niet. Ik zorg voor een persoonlijke service, alleen dan op afstand. Ik ben geen pictogram.”
Wat doet ze allemaal? “Wat doe ik níet? Eigenlijk doe ik alles wat online kan. De basis is inbox- en agendabeheer, administratie, vluchten boeken, maar soms ook privétaken zoals restaurants reserveren. En voor een event heb ik bijvoorbeeld de marketing gedaan, e-mails, automatische e-mails instellen. Doordat ik dit soort tijdrovende taken overneem, kan de opdrachtgever doen waar die echt goed in is.”
Floor is veel bezig met haar werk. “Ik geniet van mijn werk, ik haal er echt energie uit. Werk is een groot onderdeel van mijn leven en dat bedoel ik positief, want mijn werk is ook iets waar ik heel trots op ben.”
Klaar voor het vak
“Ik ben eigenlijk in het vak gerold. Ik ben aan twee studies begonnen, maar studeren was gewoon niks voor mij.” Ze ging werken bij een online marketingbedrijf. “Ik organiseerde evenementen en beheerde de inbox van de eigenaar. Hier merkte ik dat ik veel voor hem kon filteren. Ik vond het leuk, hij was heel tevreden, toen dacht ik: dat ondersteunende is wel wat voor mij.”
Daarna ging Floor specifiek op zoek naar vacatures voor personal assistant. Ze kwam terecht bij een online assistant-bureau. “In het begin heb ik daar zoveel fouten gemaakt en ben zo hard op mijn bek gegaan. Dat heeft me gebracht waar ik nu ben. Op een gegeven moment dacht ik: nu weet ik genoeg om voor mezelf te beginnen. Zowel het ondersteunen als het ondernemen vind ik nog steeds heel leuk. Dat had ik nooit verwacht toen ik stopte met mijn studie.”
Ondersteunen én ondernemen
Het ondersteunen bleek eigenlijk wel in haar te zitten, zegt Floor. “Ik ben privé ook iemand die ontzorgt. Bij verjaardagen van vrienden regel ik bijvoorbeeld altijd het cadeau.”
Wat is belangrijk om een goede personal assistant te kunnen zijn? “Empathie: je moet je inleven in je klanten, anders kun je niet optimaal ontzorgen. Als je bijvoorbeeld ziet dat de klant een volgeboekte agenda heeft, kun je bijvoorbeeld voorstellen dat je een minder belangrijke afspraak verzet. Dan laat je echt weten dat je iemand ziet.”
Deze functie is niet voor iedereen, stelt ze. “Sommige mensen zijn gewoon niet ondersteunend. En ondernemen is ook niet voor iedereen. Het is veel onzekerder dan loondienst. Maar dat is persoonsgebonden: ik zie mezelf niet zo snel meer voor een werkgever werken. In het begin van de coronacrisis heb ik er weer even over getwijfeld, puur voor de zekerheid. Maar van dat idee kreeg ik halve paniekaanvallen – ik moest daar echt niet aan denken. Als ik mensen hoor over ‘ik heb nog een x-aantal vakantiedagen’, dan krijg ik al kriebels. Het is niet zo dat ik om de haverklap vakantie neem, want dat doe ik juist minder dan de meeste mensen – het is meer het gevoel.”
Loslaten
Zijn er ook dingen die ze níet leuk vindt aan het vak? “Ik kan niet zo goed loslaten, ik voel me altijd verantwoordelijk. Ook als een klant me ’s avonds om 22.00 uur appt terwijl ik uit eten ben met vriendinnen. Maar dat ligt wel echt aan mij.”
Een andere taak die ze minder leuk vindt: “Opdrachten als pakketjes, kaarten of bloemen opsturen. Het is heel makkelijk, maar het zijn vaak dingen die dezelfde dag nog moeten gebeuren, waardoor belangrijkere to do’s blijven liggen en je planning in de war komt.”
Sparringpartner op afstand
Ook als ondersteuner op afstand is Floor sparringpartner. “Klanten bellen mij ook weleens om stoom af te blazen, of om hun frustratie te uiten. Soms zie ik een mail binnenkomen in de inbox van de klant waarvan ik weet: die gaat mij zo bellen om hierover te sparren.”
Floor ziet zichzelf dan ook als vertrouwenspersoon. “Soms weet ik ver van tevoren al van alles, zoals dat een klant met een medewerker gaat stoppen. Vaak stel ik die mailtjes zelf op. En dan heb ik wel contact met diegene. Dat is soms wel moeilijk.”
Heel veel collega’s
Floor ziet zichzelf echt als onderdeel van de bedrijven die ze ondersteunt. “Zo voel ik dat wel. Ik zit bijvoorbeeld ook in de groepsapps. Eigenlijk ben ik onderdeel van vier verschillende teams op dit moment en heb dus een heleboel collega’s.”
Ze vervolgt: “Mensen vragen vaak of ik niet eenzaam ben, of ik geen collega’s mis. Maar ik ben de hele dag in contact met iedereen. Ook spreek ik soms af met vriendinnen die soortgelijk werk doen, maar dan in loondienst, om samen te werken. Dat hoeft van mij ook niet elke dag, want ik ben net een puppy – de hele tijd afgeleid. Vroeger vond ik het op kantoor ook altijd íets te gezellig.”
Ze vindt het fijn dat ze met vriendinnen kan sparren over het vak. “Laatst belde er eentje die me vroeg om tips over content maken, die heb ik toch een site doorgestuurd met wat voorbeelden. Zo kun je elkaar een beetje helpen. Over ondernemen spar ik vaak met mijn vader, hij is ook ondernemer.”
Werken met abonnementen
Als eigen baas bepaal je zelf je uren. Hoe pakt Floor dat aan? “Ik start wel vaak rond 9 uur. Vaak ga ik tussendoor sporten, dus dan ben ik anderhalf uur uit de lucht en dan werk ik weer wat langer door, tot ongeveer 19:00 uur. Maar ik heb soms ook dagen dat ik maar drie uurtjes werk. Dus dat verschilt echt elke dag.”
Ze legt uit hoe ze haar uren bepaalt: “Klanten nemen abonnementen bij me af, van 20 tot 40 uur werk per maand. Als ik zie dat ze tegen het einde van hun abonnement aanlopen, dan vraag ik of ze willen dat ik doorga of dat ik mijn werkzaamheden moet stilleggen. Tachtig tot negentig procent zegt dan: ‘Ga maar door’.”
Is er met deze manier van werken ruimte voor proactiviteit? “Ik ben zeker proactief, maar als zzp’er is dat soms lastig, omdat je gebonden bent aan hoeveel uren je werkt. Ik ben een paar keer door een klant teruggefloten, omdat ik te proactief bezig was en de uren erdoorheen vlogen. Maar dat verschilt per klant.”
Over tien jaar
Floor is een ondernemer met een toekomstvisie: “Mijn doel is dat ik dit werk over tien jaar niet meer hoef te doen, omdat ik een franchise heb gemaakt van mijn bedrijf. Misschien ben ik dan wel weer bezig met wat nieuws, want ik vind ondernemen heel leuk. Maar begrijp me niet verkeerd; wat ik doe, vind ik heel leuk. Ik vind het best lekker om zo onmisbaar te zijn."
"Als ik morgen tien miljoen win, dan zou ik dit gewoon blijven doen. Maar dan zou ik mijn bedrijf nog verder gaan professionaliseren.”
Zelf werken als virtual assistant
Lijkt de baan van Floor je ook wel wat? Bij Schoevers vind je verschillende opleidingen waarmee je jezelf ontwikkelt tot virtual assistant. Met de Schoevers opleiding Virtual Assistantleg je de basis voor je eigen bedrijf als VA. Zo leer je een ondernemersplan opstellen en werk je aan je persoonlijke communicatie.
Of bekijk de korte Module Tools voor de Virtual Assistant. Tijdens deze module leer je jezelf professioneel online te presenteren en ontdek je welke tools en technieken jou helpen je VA-werkzaamheden uit te voeren.
