Maar hoe doe je dat, de essentie vangen? Daarvoor geven we in dit artikel concrete tips.
Minicursus: Notuleren als een pro
Zo ga je makkelijker notuleren
Veel notulisten schrijven tijdens de vergadering mee en noteren zoveel mogelijk opmerkingen en discussiepunten per agendapunt. En voor je het weet is het volgende agendapunt aan de beurt.
Als je op die manier notuleert, dan krijg je een uitgebreid verslag, inclusief alle discussie. Die aanpak is inmiddels achterhaald. Tegenwoordig hebben de meeste vergaderaars andere wensen als het om notulen gaat. Ze willen weten: waar gaat het over en wat is afgesproken? Voor hen mogen de notulen kort en bondig zijn.
Zulke notulen vereisen een andere aanpak van notuleren. Het helpt als je ervan uitgaat dat een agendapunt bestaat uit bepaalde basisonderdelen. Wanneer je alleen de belangrijkste daarvan notuleert, dan heb je de essentie te pakken en worden je notulen vanzelf kort en bondig. Bovendien wordt het notuleren voor jou ook een stuk makkelijker. Welke basisonderdelen dat zijn? Lees snel verder.
Wat voor notulist ben jij? Schrijf je alles op?
Kost je dat moeite of kun je alles makkelijk bijhouden?
De 3 basisonderdelen per agendapunt
Kort samengevat bevat elk agendapunt de volgende onderdelen:
- introductie
- discussie
- besluitvorming
1. Introductie (of beeldvorming)
De introductie van een agendapunt is het onderwerp. Waar hebben we het over? Wat is het probleem? Wat gaan we doen? Dit noemen we ook wel de beeldvorming, omdat de deelnemers zich een beeld vormen van het onderwerp in kwestie.
2. Discussie (of oordeelsvorming)
Na de introductie volgt de discussie. Deelnemers laten weten wat ze ervan vinden. Ze geven aan of ze het ermee eens zijn en zo niet, waarom niet. Tijdens deze discussie vormt iedereen zich een oordeel. Daarom noemen we dit ook wel de oordeelsvorming.
Dit onderdeel van de vergadering is vaak een brij aan uitspraken voor de notulist. In 90% van de gevallen hoeft de discussie niet te worden genotuleerd. Dit kun je afspreken met de voorzitter. Kiezen jullie ervoor om dit wel te notuleren, dan kun je hier in veel gevallen ook een ordening in vinden. Bijvoorbeeld: “De voorstanders zijn voor omdat… en de tegenstanders zijn tegen omdat…"
3. Besluitvorming
Tot slot moet er meestal een besluit worden genomen over het agendapunt. Dit kunnen ook actiepunten zijn.
Wat notuleer je wel en niet?
Als je deze punten in je achterhoofd houdt, kun je meer to the point notuleren. Daarvoor moet je als notulist wel weten hoe het agendapunt zich ontwikkelt, en waar je je bevindt: in de introductie, de discussie of de besluitvorming? In veel gevallen is alleen het notuleren van de beeldvorming en het besluit of resultaat voldoende. Bespreek vooraf met de voorzitter hoe hij/zij daarover denkt. Hier komen we zo op terug.
In 90 procent van de gevallen is het notuleren van alleen de beeldvorming en het besluit voldoende.
Hoofd- en bijzaken scheiden
Een goede voorbereiding van jouw kant is vereist. Er zijn namelijk wel een aantal voorwaarden waar je aan moet voldoen om kort en krachtig te notuleren. Het gaat er dan vooral om hoofd- en bijzaken te scheiden.
Oefening hoofd- en bijzaken scheiden
Een kleine oefening om te laten zien hoe belangrijk het scheiden van hoofd- en bijzaken is. Stel je moet uit de volgende woordparen steeds een woord kiezen, welke kies je dan?
- Vuur/water
- Zomer/winter
- Luchtbed/matras
- Bos/strand
- Hardlopen/zwemmen
Als je vooraf niet weet dat het onderwerp ‘Een zomerse dag aan het strand’ is, dan schrijf je als notulist waarschijnlijk alle woorden op. Wist je vooraf dat dit het onderwerp zou zijn, dan heb je waarschijnlijk alleen: water, zomer, luchtbed, strand en zwemmen opgeschreven.
Een goede voorbereiding, scheelt jou dus veel tijd. Bovendien zorgt het voor duidelijke notulen. Dit vereist wel dat je voor de vergadering alvast het een en ander doet.
Voorwaarden om goed en krachtig te notuleren
Een voorbespreking met de voorzitter is een groot deel van een goede voorbereiding. Als jullie hiervoor een kwartier de tijd nemen, dan kun je sneller en gerichter notuleren. Bovendien weet je dan zeker dat je notuleert wat de voorzitter voor ogen heeft.
Voorwaarden om kort en krachtig te notuleren, zijn:
- agendapunten vooraf doornemen;
- afspreken wat er genotuleerd moet worden;
- afsluiting per agendapunt tijdens de vergadering;
- voorbereidend schrijven.
Agendapunten doornemen
Voor de vergadering lees je voor jezelf de agendapunten door. Dan weet je wat je kunt verwachten. In het voorbereidende gesprek met de voorzitter, loop je deze samen nog eens door. Wat verwacht hij of zij per agendapunt? Kan de voorzitter alvast wat meer informatie geven over de beeldvorming? Dit helpt je bij het laatste punt: voorbereidend schrijven.
Bespreek wat het doel is van het agendapunt: moet er een besluit genomen worden? Is het beeldvorming of worden de aanwezigen alleen geïnformeerd? Vraag of de voorzitter discussie verwacht. Dit is met name belangrijk voor het volgende punt: de afspraken over wat je notuleert.
Afspreken wat er genotuleerd moet worden
Spreek met de voorzitter af wat hij of zij genotuleerd wil hebben. Voor korte en relevante notulen schrijf je alleen de beeldvorming en het resultaat op. Check wel vooraf met de voorzitter of hij/zij daar ook mee akkoord is.
Afsluiting per agendapunt
Vraag of de voorzitter tijdens de vergadering het agendapunt kan samenvatten voor hij/zij doorgaat naar het volgende agendapunt. Daarin vat hij/zij samen welk probleem er is besproken, wat het resultaat is of wat de gemaakte afspraken zijn. Dat is niet alleen praktisch voor jouw verslag maar ook voor de aanwezigen. Het zal niet de eerste keer zijn dat zij een ander idee hebben van de discussie of iets anders bedoelden.
Voorbereidend schrijven
Als je de agendapunten kent, dan kun je voor de vergadering de introductie of beeldvorming per agendapunt al opschrijven. Een groot deel van de notulen kun je op die manier al voorbereiden. Je hoeft tijdens de vergadering alleen te checken of wat je hebt opgeschreven overeenkomt met wat de voorzitter zegt.
Vervolgens hoef je alleen de afspraken of de resultaten te notuleren. Hiermee kun je je tijdens de vergadering beter focussen en hoef je minder mee te schrijven. Bovendien kun je de notulen na de vergadering snel opleveren.
Het gaat niet om veel maar om de juiste informatie notuleren.
Wel of geen tijd vooraf?
Vaak denken beginnende notulisten dat bovenstaande aanpak veel tijd kost. Uiteindelijk kost het echter minder tijd. Zeker als je vaker samenwerkt met de voorzitter gaat de voorbereiding steeds sneller.
En tja, in sommige gevallen is er echt geen tijd voor een goede voorbereiding. In dat geval helpt het als je denkt aan de 3 basisonderdelen per agendapunt. Probeer met gezond boerenverstand te bedenken wat de aanwezigen op papier willen hebben. Uiteraard kan de voorzitter niet verwachten dat je precies dat op papier zet wat hij/zij in zijn/haar hoofd heeft, als je het vooraf niet hebt besproken.
Wie is verantwoordelijk voor het verslag?
Veel notulisten denken dat zij verantwoordelijk zijn voor het verslag. Dat is niet helemaal waar. Alle aanwezigen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de inhoud van het verslag. Inclusief de voorzitter. Dat is belangrijk om je te realiseren, want wat jij doet, doe je voor hen. Jij kan alleen een goed verslag maken als je weet wat de vergaderaars op papier willen hebben. En de voorzitter is degene die jou dat kan vertellen.
Soms denken notulisten dat zij niks mogen zeggen in de vergadering. Maar jij bent net zo goed onderdeel van de vergadering. Steek daarom gerust je hand op en vraag als er iets niet duidelijk is. Wees niet bang om te storen want je vraag kan belangrijk zijn voor het verslag.
Leiding over je eigen werk
Met de 3 basisonderdelen per agendapunt in gedachten en een goede voorbereiding, ben je niet langer aan het volgen maar houd je leiding over je eigen werk. Het vereist bovendien veel minder schrijf- of typewerk, tijdens en na de vergadering. Dat werkt niet alleen voor jou een stuk prettiger maar levert ook nog eens betere notulen op voor alle aanwezigen!
