Geblunderd op Secretaressedag: 'Ik wilde door de grond zakken en verdwijnen'

Ik was zo’n 23 jaar geleden werkzaam als secretaresse bij een gemeente. Mijn hoofdtaak was het ondersteunen van de burgemeester. Geïntroduceerd door een uitzendbureau werd ik na vier maanden een vaste kracht. Ik nam mijn taak uiteraard serieus, ik ben een perfectionist in hart en nieren, maar er ging weleens wat fout…

Mijn collega en ik kregen overzichten van echtparen die 50 of 60 jaar getrouwd waren. Bij een 60-jarig huwelijk neem je contact op en vraag je of het echtpaar het op prijs stelt als de burgemeester langskomt. Met een cadeautje en eventueel een fotograaf. Die telefoontjes leidden regelmatig tot hilariteit, omdat het gehoor van de ouderen vaak te wensen overliet. Soms moest ik mijn collega zelfs vragen om even weg te gaan, omdat we anders allebei de slappe lach zouden krijgen. Maar uiteindelijk lukte het altijd wel. Stelde het echtpaar het op prijs, dan noteerde ik hun contactgegevens, op een ouderwetse typemachine.

Alles wat maar kon misgaan

De betreffende dag, waarop de burgemeester het bruidspaar zou ontmoeten, begon goed. Het was ook nog eens Secretaressedag. Ik kreeg een mooie bos bloemen en een kaartje “voor de beste secretaresse”. Wauw. Niet dat ik op een cadeautje zat te wachten, maar een bos bloemen is altijd leuk. Een blijk van waardering. Ik deed het best “aardig”, en vond het een eer om de functie te bekleden.

Maar de kans om die dag over te doen, zou ik met beide handen aangrijpen.

In eerste instantie ging alles perfect. De burgemeester vertrok op tijd (een godswonder) en ik begon vrolijk aan mijn taken voor die dag. Tot ik na een kwartier werd gebeld. Het was de burgemeester: “Ik sta hier voor de deur van een echtpaar dat níét 60 jaar is getrouwd. Ik heb het telefoonnummer geprobeerd, maar dat komt noch overeen met de naam van dit echtpaar, noch met het genoemde adres.”

Ik ren naar de kast met dossiers. Ik zie dat ik de juiste naam heb doorgegeven, maar inderdaad het verkeerde adres en telefoonnummer. Ik wil het liefst door de grond zakken en verdwijnen, maar de baas wacht aan de telefoon.

Je kunt op zo’n moment nergens heen. Er wacht een redelijke boze, ongeduldige burgemeester aan de telefoon en je moet de confrontatie aangaan. Hoe pijnlijk het ook is, je moet diep ademhalen en de juiste contactgegevens doorgeven.

Een half uur later hoor ik de burgemeester binnenkomen. Hij heeft mij maar één ding te zeggen: “Doe dit niet nog een keer.”

Bericht begrepen. Die bloemen met het kaartje voor 'de beste secretaresse' staren me de rest van de dag aan. Ik schaamde me dood.

Einde oefening?

Gelukkig niet. Diezelfde middag werd ik weer in genade aangenomen. Een kopje koffie bij de baas met uitleg deed wonderen. Ik heb nog een paar jaar onder hem mogen dienen. Nooit spijt van gehad. Tegenwoordig doet dit verhaal het goed op verjaardagen. Wat ik ervan heb geleerd? Om Salvador Dalí te citeren, vrij vertaald: “Wees niet bang voor perfectie, die haal je nooit.”

Nu, in mijn eigen bedrijf, maak ik ook fouten. Waar gehakt wordt, vallen spaanders. Misschien helpen deze inzichten je om wat milder voor jezelf te zijn:

• Niemand is perfect. Jij niet, ik niet. Ik ben verre van perfect. Ik heb wel honderd bloopers aan mijn broek hangen.
• Van veel fouten kun je de gevolgen voorkomen door ze op tijd te achterhalen. Eventueel met een beetje hulp van je collega’s en vrienden. Twee weten meer dan één en kunnen veel narigheid voorkomen.
• En blijf er vooral niet in hangen. Dat 60-jarige bruidspaar? Die hadden uiteindelijk de dag van hun leven. Ze keken terug op een mooi leven en vonden het prachtig om de burgemeester te ontvangen. Wat doet 20 minuten vertraging er dan nog toe? Beoordeel jezelf nooit te hard. In welke zakelijke of privé-omstandigheid dan ook. Relativeren helpt enorm, ook na 23 jaar.

Marjolein Abee is eigenaar van Virtueel Assistent Nodig. Ze heeft acht jaar ervaring als managementondersteuner in de private en publieke sector. Marjolein is nu gespecialiseerd in communicatie, socialmediamarketing, contentmarketing en zoekmachineoptimalisatie (seo).