7 praktische toepassingen van OneNote

7 praktische toepassingen van OneNote

OneNote is een van de meest veelzijdige programma's van Office. Notities, taken, afbeeldingen, geluidsopnames, je kunt het zo gek niet bedenken of OneNote kan ermee overweg. Laat dat nou ook precies het grootste probleem zijn, OneNote biedt zoveel dat het je door de bomen het bos niet meer ziet. Geen nood, wij zetten een aantal praktische toepassingen op een rij, zodat ook jij het maximale uit OneNote haalt.

1. De dagmap

Werk je voor een manager die veel buiten de deur is of een overvolle agenda heeft? Of run je samen met een aantal collega’s een secretariaat? Dan is OneNote het ideale programma om een dagmap in te maken.

Zet de afspraken voor de dag op een rijtje, voeg vergaderagenda’s, notulen, routebeschrijvingen en tijdschema’s toe. Zo creëer je in één keer een overzicht van de hele dag.

Helemaal prettig is dat anderen direct het document kunnen bewerken. Denk aan het afvinken van taken op een gezamenlijke to-dolijst of aanvullen van notulen met aantekeningen. Zit je manager in een externe vergadering, dan kan zij met een digipen aantekeningen maken in het kladblok die jij direct ziet. Zo hoef je nooit meer te wachten met uitwerken.

Ook fijn, collega’s die er op een bepaalde dag niet zijn, kunnen precies zien wat er gebeurd is door een gedeelde overdracht.

2. Het reis- of eventoverzicht

Organiseer je zakenreizen of events? Doe het in OneNote. Maak voor een zakenreis een overzicht van vluchten en hotels, voeg tickets toe, belangrijke telefoonnummers en wat verder maar relevant is.

Niet meer wachten met het verwerken van de declaraties of het organiseren van bonnetjes tot de reis afgelopen is? Voeg op een aparte pagina direct een foto en beschrijving van ieder bonnetje toe.

Deze opzet is prima te kopiëren voor je volgende event. Door de opbouw van OneNote kun je makkelijk veel informatie kwijt die je toch snel terugvindt. Zet alles in één notitieblok en je hoeft nooit langer dan 10 seconden te zoeken. Doordat OneNote op desktop, tablet en mobiel perfect werkt en snel synchroniseert heb je alle benodigde informatie altijd bij de hand.

3. De takenlijst

De takenlijst is misschien wel een van de meest gangbare toepassingen van OneNote. Integreer je takenlijst met Microsoft Outlook voor nog meer functionaliteit en gebruik labels om je taken te ordenen.

Een nadeel van OneNote is dat je niet met vervaldata kunt werken. Dit probleem los je op door de koppeling te maken met Outlook. Taken synchroniseren in zowel OneNote als Outlook, dus als je een taak in OneNote afvinkt, gebeurt dit ook in Outlook.

4. Een bedrijfs- of afdelingshandboek

Heeft jouw bedrijf geen intranet en moet je toch een bedrijfs- of afdelingshandboek schrijven. Maak gebruik van OneNote. Ook hier is de duidelijke structuur van OneNote een groot voordeel. Je kunt veel verschillende pagina’s en secties binnen één notitieblok aanmaken, zonder dat het onoverzichtelijk of rommelig wordt. Zo hoef je niet alle belangrijke info in één Word-document te proppen waar nieuwe medewerkers vervolgens eindeloos doorheen scrollen.

Wil je niet dat anderen je notitieblok met het handboek aanpassen? Zet dan ‘Bewerken toestaan’ uit als je een notitieblok deelt met je nieuwe collega.

5. Papierloos vergaderen

Als jouw organisatie papierloos vergadert is OneNote heel handig. Zeker als jullie geen specifieke software hiervoor hebben, zoals Petear of iBabs.

OneNote bevat veel handige features die papierloos vergaderen een eitje maken. Zo combineer je de agenda en notulen in één notitieblok, voeg je vanuit Outlook de details toe van de vergadering en maken deelnemers direct getypte of geschreven aantekeningen bij een agendapunt.

Is het een vergadering waarbij het van belang is dat de audio opgenomen wordt? Ook dit kan met OneNote, waarbij het audiobestand direct aan je notitieblok gekoppeld wordt.

6. Ideeën en notities

De naam zegt het al, maar OneNote is gemaakt voor notities. Het is een digitaal kladblok, handig in de strijd tegen papierverspilling. Bovendien heb je je notities altijd bij de hand en hoef je dankzij de uitstekende zoekfunctie nooit lang naar de juiste pagina te zoeken.

Een praktische toepassing van OneNote is het verzamelen van ideeën. Interessante boeken, praktische artikelen, recepten, inspiratie voor een event, alles is te verzamelen in OneNote. Voeg foto’s, links, documenten en webpagina’s toe in je notitieblok.

OneNote Clipper

Wil je supersnel links, afbeeldingen of webpagina’s toevoegen aan je notitieblokken? Gebruik dan de OneNote Clipper. Deze is beschikbaar als browser-extensie en app voor je mobiele apparaten.

7. Managen van projecten

Na alle eerdere voorbeelden snap je waarschijnlijk wel waarom OneNote ook prima te gebruiken is voor projectmanagement. De integratie met Outlook, gemakkelijk deelbare notitieblokken, overal toegankelijk – het zijn allemaal eigenschappen die goed van pas komen bij projectmanagement.

Toch zijn er nog enkele andere handigheidjes die onbesproken zijn. Met behulp van tags maak je onderscheid tussen projecten, vragen die nog openstaan en markeer je belangrijke informatie. Voeg spreadsheets toe vanuit Excel om je budgetten en planningen te integreren en belangrijke e-mails plak je direct vanuit Outlook in je projectdocumentatie.

hybride werken

Een betere mentale gezondheid door een fijnere werkplek

De mentale gezondheid op de werkplek kun je al met een paar simpele ingrepen verbeteren, blijkt uit recent onderzoek.

De ondersteuners van de afdeling Informatievoorziening bij de Immigratie 
en naturalisatiedienst (IND) in Den Haag. Vlnr. Angelie Sitaram, Jolanda Koppendraaier, Seema 
Jewbali, Margreet van Steenbergen, Surya Kasi.
Secretariaat

Het secretariaat van de IND: van brandjes blussen, naar meer...

Het verbaast hen nog steeds hoe snel de transformatie ging. Van traditioneel secretariaat naar professioneel Support Office. Een nieuwe koers. In een half jaar tijd. Deze dames deden het bij de IND. 'We zijn op gelijkwaardig niveau aan het opereren.'

Teamleider

Teamleider secretariaat: leidinggevende én meewerkend voorman

Als teamleider en coördinator op het secretariaat ben je niet meer 'one of the guys'. Hoe ga je daarmee om?

vergadering

Zit Donald Trump in jouw vergadering? Zes tips

Een Donald Trump-type aan de vergadertafel maakt effectief en efficient overleggen moelijk. Zo herken je hem en zo ga je ermee om.

taken

In een handomdraai een checklist met ChatGPT

Zo gebruik je ChatGPT voor het maken van een checklist voor administratieve taken, evenementen - en projectbeheer of het inwerken van nieuwe collega's.

Toekomst secretaressevak

AI neemt werk grotendeels over in de toekomst

Bijna een kwart van de banen gaat de komende vijf jaar veranderen door kunstmatige intelligentie (AI). Dat betekent dat de assistant zich moet voorbereiden op een toekomst waarin soft skills belangrijker zijn dan ooit.

hybride werken

De trends in hybride werken van 2025

Ondanks alle veranderingen op de arbeidsmarkt blijft hybride werken populair. Zo ziet flexibel werk er in dit jaar uit, volgens experts.

digitaal samenwerken

Zo bescherm je jezelf tegen cyberaanvallen via e-mail

Cyberaanvallen op bedrijven via e-mail nam het afgelopen jaar weer sterk toe. Dit zijn tips om je beter te beschermen.