OneNote: hoe werkt het? Dit zijn onze tips & tricks

OneNote: hoe werkt het? Dit zijn onze tips & tricks

OneNote is heel handig. Je kunt er allerlei informatie op elk moment mee opslaan. Hoe werkt OneNote precies? Tips & tricks.

Als je OneNote ook op je desktop wilt als programma, moet je een Microsoftlicentie hebben. Hij staat dan naast Word, Excel, Powerpoint en Outlook als extra programma. Ik zie vaak dat dit bij bedrijven is uitgeschakeld. Ik mag hopen dat dit snel verandert, want OneNote zit automatisch in iedere Officelicentie. Daarbij: het desktop programma is veel uitgebreider dan de OneNote-app.

Synchronisatie OneNote

Heb je een gratis Microsoftaccount, dan heb je online de beschikking over tal van online Microsoft programma`s. Als je de OneNote-app installeert op telefoons en tablets en je voert daarbij steeds hetzelfde Microsoft-account in, dan koppelen al die toestellen met hetzelfde online notitieblok.

En omdat onze devices tegenwoordig allemaal met internet verbonden zijn, wordt het notitieblok voortdurend gesynchroniseerd op al je devices. Ben je even offline en voer je een notitie in, dan wordt deze automatisch gesynchroniseerd zodra je weer online bent.

Lint

Iedereen heeft wellicht de knop OneNote in het Lint van de Office-programma’s ontdekt. Maar als je het programma niet hebt geïnstalleerd, kun je er niets mee. Ik ga er even van uit dat dit wel het geval is. Bij openen merk je dat er al een notitieblok aanwezig is. Maar je persoonlijke notitieblok staat hier niet tussen. Die gaan we toevoegen.

Klik op ‘Bestand’ en vervolgens ‘Openen’. Staat je eigen OneDrive-locatie er nog niet bij, dan zoek je deze op via ‘Locatie toevoegen’ en kies je voor ‘Onedrive’. Er wordt vervolgens gevraagd in te loggen met je Microsoft-account. Nu is er in je OneNote-programma een tweede notitieblok toegevoegd, namelijk je persoonlijke notitieblok uit de Microsoft Cloud.

Nu kun je alles wat je met de OneNote-app op je telefoon of tablet hebt toegevoegd ook zien op je PC in het OneNote programma. Op de afbeelding zie je precies waarmee een notitieblok is verbonden. Het standaard notitieblok staat gewoon op je computer; het notitieblok in het voorbeeld is gekoppeld met Onedrive.

Online of desktop

Met het werken in de browser heb je het voordeel dat je op iedere pc (Windows of Mac) kunt werken, of OneNote nu lokaal geïnstalleerd is of niet. Dat maakt het flexibel. Maar online office apps staan er ook om bekend heel wat minder functionaliteit te hebben. Daarom heeft de online versie ook een knop waarbij je de notitie offline kunt openen met het lokaal geïnstalleerde OneNote programma.

Koppelingen

Wat heb je nu aan die koppelingen? Stel je voor: tijdens het ontbijt lees je in de krant een interessant artikel dat van toepassing is op een van je projecten. Snel neem je met je telefoon een foto van dit artikel in OneNote. Onderweg overdenk je dit artikel, krijg je inspiratie en spreek je dit in via je telefoon op dezelfde notitie.

Op je werk aangekomen kom je een collega tegen bij de koffieautomaat. Je laat het artikel lezen via de OneNote app op je tablet. Je collega geeft tijdens het lezen nuttige informatie. Deze informatie typ je er meteen bij. Op je werkplek open je vervolgens via de browser deze notitie op Office Online.

Als je OneNote als desktopapplicatie hebt dan kun je dit ook hierin doen. Dat is nog sneller. Je plugt je ‘oortjes’ in en typt de ingesproken informatie over in dezelfde notitie. Vervolgens mail je de hele notitie naar je projectteam. Daarna sla je de notitie op als pdf in de projectenmap.

In dit voorbeeld was je de hele tijd aan het werk in dezelfde notitie maar op verschillende devices. Dankzij de synchronisatie met Office Online.

Lees ook:

Roel Peeters

Roel Peeters

trainer en auteur

Roel Peeters is Microsoft specialist en trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en samenwerken in SharePoint. Sinds 2014 is hij vaste auteur voor Management Support Magazine en verzorgt hij de rubriek Softwaretips.

De ondersteuners van de afdeling Informatievoorziening bij de Immigratie 
en naturalisatiedienst (IND) in Den Haag. Vlnr. Angelie Sitaram, Jolanda Koppendraaier, Seema 
Jewbali, Margreet van Steenbergen, Surya Kasi.
Secretariaat

Het secretariaat van de IND: van brandjes blussen, naar meer...

Het verbaast hen nog steeds hoe snel de transformatie ging. Van traditioneel secretariaat naar professioneel Support Office. Een nieuwe koers. In een half jaar tijd. Deze dames deden het bij de IND. 'We zijn op gelijkwaardig niveau aan het opereren.'

copilot

Copilot komt in allerlei smaakjes

Copilot is voor de assistant logischer om te gebruiken dan ChatGPT. Je kan het eenvoudig gebruiken in de bestaande Office365-omgeving. Voor welke versie moet je gaan? Onze software-expert Roel Peeters geeft advies.

prompting

Tien ChatGPT prompts om jargon in teksten te vervangen

Wil je af van teveel moeilijke woorden en jargon in jouw teksten? Gebruik eens ChatGPT.

Toekomst secretaressevak

AI neemt werk grotendeels over in de toekomst

Bijna een kwart van de banen gaat de komende vijf jaar veranderen door kunstmatige intelligentie (AI). Dat betekent dat de assistant zich moet voorbereiden op een toekomst waarin soft skills belangrijker zijn dan ooit.

Digitale vaardigheden

De kansen voor assistants in 2025

We zitten halverwege de eerste maand van het nieuwe jaar. Dit zijn de kansen en uitdagingen voor de ondersteuner volgens onze columnist Marieke Vennik.

Professionele ontwikkeling

Zelfstandig PA Sandra Hassing gebruikt ChatGPT

Hoe gebruik jij ChatGPT in de praktijk? We vroegen het Sandra Hassing, een bijzondere en eigenzinnige personal assistant: 'Beter goed gejat dan slecht zelf gemaakt.'

canva

Slim ontwerpen met Canva

Canva is een ontwerpplatform, waar je zonder ervaring onder andere presentaties, visitekaartjes, logo's of posters kunt maken. Handig voor de ondersteuner die een nieuwsbrief of presentatie moet maken. Techexpert Gertjan Groen legt uit hoe je met Canva aan de slag gaat

Competenties secretaresse

Boetseer je baan in het tijdperk van AI: jobcrafting helpt

Jobcrafting maakt je baan niet alleen relevanter en interessanter, maar is ook cruciaal nu kunstmatige intelligentie steeds meer taken van managementassistenten verlicht of zelfs overneemt. Jobcraften kan op vier manieren.