Virtual assistant: profiel

Een Virtual Assistant is niet gebonden aan een specifieke locatie en levert professionele ondersteuning via vooral digitale communicatiemiddelen. Je werkt als zelfstandig ondernemer op afstand voor diverse opdrachtgevers. Dat kunnen zzp-ers zijn, organisaties die jou inhuren voor een specifieke taak of bij piekbelasting. Ook werk je voor bedrijven die geen vaste kracht aan zich willen binden. Een Virtual Assistant levert professionele ondersteuning, plant, regelt, voert uit, organiseert en faciliteert.

De functie

Als Virtual Assistant heb je veel vrijheid, dat is een van de grote voordelen. Je neemt je opdrachtgevers werk uit handen en geen dag is hetzelfde. Je bepaalt zelf waar, wanneer, hoeveel en met wie je werkt. Je kunt je opdrachten kiezen op basis van de werkzaamheden die je graag doet, de branche waar je van houdt of bekend mee bent en/of het type klant.

Het geeft je ruimte om te kiezen voor de taken en opdrachtgevers waar jij de meeste voldoening en het meeste plezier uit haalt. Zo zet je echt je talenten in.

Taken

Welke taken je precies doet hangt mede af van hoe jij je profileert en het type klant waar je voor werkt. Zo richten sommige VA’s zich vooral op het uitvoeren van de meer “klassieke” secretaressetaken en andere VA’s richten zich bijvoorbeeld vooral op het beheer van social media, contentcreatie of het bouwen van websites.

De lijst van mogelijke taken is lang, een kleine greep:

• Officetaken zoals (complex) agenda- en mailbeheer, notuleren, financiële administratie zoals het versturen van facturen, organiseren van vergaderingen en events, reisplanning etc.;
• Klantenservice, denk hierbij aan het beantwoorden van vragen van klanten, het oplossen van problemen en het bieden van ondersteuning via verschillende communicatie- en social media kanalen;
• CRM (customer relationship management) oftewel klantrelatiebeheer en de werkzaamheden die hier uit voortvloeien;
• Social media beheer;
• Contentcreatie, zoals het opstellen van presentaties, nieuwsbrieven, blogs schrijven, berichten voor social media kanalen, E-boeken, cursusmateriaal etc.;
• Onderhouden van de website, sharepoint, nieuws plaatsen etc.;
• Data-analyse, het verwerken en analyseren van gegevens om bruikbare inzichten te genereren;
• HR-gerelateerde werkzaamheden;
• Projectondersteuning/assistentie, het bijhouden van de voortang en het coördineren van projectactiviteiten.

Profiel: eigenschappen 

Een succesvolle Virtual Assistant is een flexibele ondernemer met organisatorisch talent. Talent dat je nodig hebt om je eigen business te runnen èn om te gaan met verschillende taken, belangen en opdrachtgevers. Daarnaast kun je denken aan de volgende eigenschappen:

• communicatief sterk;
• aanpassingsvermogen;
• betrouwbaar, discreet en integer;
• enthousiast;
• netwerkvaardigheden;
• oplossingsgericht;
• positief;
• proactief;
• doorzetter;
• klantgericht;
• gestructureerd;
• digitaal vaardig;
• teamplayer.

Je bent een creatieve denker om innovatieve oplossingen te bedenken voor uitdagingen. En je bent vooral niet bang om op onderzoek uit te gaan als je tegen zaken aanloopt die je niet weet. Want dat gaat gebeuren. Je kunt niet alles weten en dat hoeft ook niet.

Blokkeer je zelf niet met wachten totdat je genoeg kennis hebt. Vertrouw op je vaardigheid om op zoek te gaan naar het antwoord. Google, ChatGPT, je netwerk en VA’s uit je netwerk (yeah, sparringspartners!) zijn goede hulpbronnen.

Valkuilen  

Zoals in elke job zijn er voor de Virtual Assistant ook zaken om op te letten. Let op je werk-privébalans. Als zelfstandig ondernemer kun je altijd aan het werk zijn. Dus baken je taken af.

Er komt veel op je af, er is zoveel om te leren, er zijn zoveel leuke klussen. Je zult niet de eerste zijn die uren investeert in bepaalde taken die niet gefactureerd kunnen worden. En dat is prima want het draagt bij aan je eigen ontwikkeling. Maar kijk ook hier naar de balans.

En als laatste. Zorg ervoor dat je je zaken op orde hebt. Denk aan zaken als een aansprakelijkheidsverzekering. VA’s hebben soms toegang tot gevoelige informatie. Het is cruciaal om strikte beveiligingsprotocollen te volgen en ervoor te zorgen dat jouw gegevens en je gegevens van je klanten veilig worden behandeld.

Voorbereiden op de toekomst?

Ontwikkelingen gaan snel. Hoe blijf je bij? Door je ogen open te houden. Vakbladen te lezen. Elk jaar een training te volgen. Spar met collega VA’s en support professionals. Vraag je opdrachtgevers waar hun behoeften liggen.

Omarm wat er op je afkomt, sta open voor veranderingen en vergeet onderweg niet om te genieten van wat je aan het doen bent.

Esther Nederkoorn, trainer bij Schoevers, werkte mee aan dit artikel.