1. De vergadering duurt (veel) te lang
Zoals gezegd hebben mensen een beperkte concentratieboog. Zelfs de meest alerte en betrokken mensen kunnen zich moeilijk langer dan 52 minuten aan één stuk concentreren. Je kunt dan natuurlijk pauzeren. Dit helpt de aanwezigen om zich opnieuw te kunnen focussen. Meestal zitten hun agenda's echter bomvol. Dan heb je gewoonweg geen tijd om 17 minuten te ontspannen. En dat is echt nodig om er weer 52 minuten tegenaan te kunnen.
2. De agenda is niet concreet genoeg
Dit sluit aan bij het vorige punt. Je moet de agenda goed afbakenen. Anders worden niet alle punten behandeld voordat mensen afdwalen. Of zelfs moeten vertrekken voor de volgende afspraak. Dit is heel nadelig voor de productiviteit van de vergadering. En daardoor ook voor de algemene strategie van het bedrijf. Bij een effectieve vergadering blijft het tempo erin en blijft men doelgericht.
3. Onvoldoende voorbereiding
Het is belangrijk dat de deelnemers de vergaderstukken ruim op tijd ontvangen. Dit betreft zowel de agenda, de notulen als de achtergrondinformatie. Anders is de kans groot dat de vergadering alleen wordt gebruikt om elkaar bij te praten. Men komt dan niet toe aan het bespreken van problemen en oplossingen. Het is zonde van de tijd en het bedrijf wordt er niet beter van.
Een voorbeeld van Mark Suster, beherend vennoot bij Upfront Ventures. Hij schat in dat meer dan 90 procent van de financiële stukken slechts twee dagen voor de vergadering wordt verstuurd. En 65 procent zelfs maar één dag van tevoren. Stel dat deze stukken een of twee dagen eerder verstuurd zouden worden. De deelnemers hebben dan meer tijd om de rapportages te lezen en te laten bezinken. Dit bespaart kostbare vergadertijd. De voorzitter hoeft dan immers niet meer te herhalen wat er in de stukken staat.
4. Er zijn geen vervolgstappen geformuleerd
Na afloop van de vergadering moet iedereen weten wat er van hem of haar wordt verwacht. Leg de details van deze actiepunten vast in een actielijst. Anders loop je het risico dat de doelstellingen niet worden gehaald.
5. De notulen zijn te gedetailleerd of juist te vaag
Notulen zijn een rechtsgeldig document. Ze dienen echter ook om directieleden ter verantwoording te roepen. Daarnaast kunnen ze worden gebruikt om het resultaat van de gevolgde bedrijfsstrategie te meten. Notulen kunnen echter te vaag zijn. Dan kun je niet meer teruglezen waarom een bepaald besluit werd genomen. Te specifiek en gedetailleerd is echter ook niet goed. Dan kun je de belangrijkste informatie niet snel meer terugvinden.
6. Niet vaak genoeg vergaderen
Er is niet wettelijk vastgesteld hoe vaak een directie of bestuur moet vergaderen. Het is echter belangrijk om deze regelmatig bijeen te roepen. Anders kan de communicatie spaak lopen en de betrokkenheid verminderen. Acties worden dan vergeten en de directie verliest haar focus. Sommige experts adviseren maandelijks te vergaderen om de financiële resultaten te monitoren. Anderen geven de voorkeur aan twee keer per maand of één keer per kwartaal.
GRATIS WEBINAR – Vergader zorgeloos op afstand
Is het jou al eens gelukt om écht zorgeloos te vergaderen? In dit webinar laten Maarten en Martin zien hoe je in 4 stappen beter gaat vergaderen op afstand. Leer hoe je met technologie je eigen werk vereenvoudigt.
