[Stappenplan] Het belang van goede managementrapportages, tips 2/2

Moet je voor het eerst een managementrapportage voor een bedrijf opstellen? Dan is het handig om een eerder rapport als sjabloon te gebruiken. Zo krijg je een beeld van wat de directie gewend is. En van de informatie die ze nodig hebben.

Dit moet je in je achterhoofd houden als je een goede managementrapportage wilt opstellen:

Ken je publiek

Je kent de directieleden en hun achtergrond. Je kunt dus inschatten hoeveel uitleg er bij bepaalde punten in het rapport nodig is. Als iedereen de grondbeginselen van een bepaald bedrijfsaspect kent, hoef je hun tijd niet te verdoen met uitleg. Ook weet je welke informatie ze nodig hebben. Voeg dus geen informatie toe die geen invloed heeft op te nemen beslissingen.

Gebruik gewone taal

Een van de belangrijkste doelen van een managementrapportage is het overzichtelijk weergeven van informatie om directieleden snel op de hoogte te brengen. Vertraag dat proces niet door ingewikkelde of technische termen te gebruiken. De directieleden moeten de informatie snel kunnen doorgronden.

Gebruik verschillende soorten data om context te geven

Een managementrapportage wordt meestal geassocieerd met financiële gegevens. Toch vertellen die niet het hele verhaal. Je moet bijvoorbeeld ook zaken opnemen als het marktaandeel. Zo plaats je de cijfers in de juiste context. Als de winst stijgt, maar het marktaandeel terugloopt, moet de directie dat weten. Als je alleen de winst vermeldt, ontstaat de indruk dat het goed gaat. Als je echter een compleet beeld schetst, geeft dat ook inzicht in de potentiële problemen. De directie kan die vervolgens aanpakken.

Houd niets achter

De directie moet de werkelijke stand van zaken te horen krijgen. Schets niet een te rooskleurig beeld. Ze moeten belangrijke beslissingen nemen op basis van de informatie die ze ontvangen. Vertel ze dus precies hoe de vlag erbij hangt. Niemand vindt het leuk om slecht nieuws te brengen. Maar als het nodig is, moet dat toch. Informeer hen over de interne en externe uitdagingen waar het bedrijf mee te maken heeft. Zo help je hen de verstandigste beslissingen te nemen.

Help hen de cruciale informatie te vinden

De managementrapportage is geen plaats om zaken te verdoezelen. Zorg ervoor dat je de belangrijkste informatie in grafieken, tabellen, kopjes en opsommingen weergeeft. Als het er maar uitspringt.

Geef een duidelijke analyse

Het is niet voldoende om alleen ruwe data op te nemen. Je moet de gegevens ook toelichten. Wat zijn de uitdagingen waar het bedrijf op dit moment mee te maken heeft? Als je dit uitwerkt, hoeven de drukbezette directieleden zelf niet helemaal in de cijfers te duiken.

Kijk zowel vooruit als achteruit

Ja, de directie moet weten hoe het bedrijf heeft gedraaid. Maar ze moeten ook weten hoe de toekomst eruitziet. Daarvoor is betrouwbare data nodig. Ligt het bedrijf nog op schema om de doelstellingen te behalen? Is dat niet het geval, dan moet de directie dat zo vroeg mogelijk weten. Dan kunnen ze ingrijpen en bijsturen.

Geef KPI's weer in een dashboard

Een dashboard is ideaal om KPI's grafisch weer te geven. De voortgang is dan in één oogopslag duidelijk. Je hoeft dan ook geen uitgebreide toelichting te geven op de resultaten. Je kunt direct beginnen met de analyse. Dat scheelt de lezer tijd.

Gebruik vergadersoftware

Als je vergadersoftware gebruikt, kun je flink op de kosten van fysieke rapportages besparen. Je hoeft ze immers niet opnieuw te versturen als er iets geüpdatet moet worden. Bovendien hebben de directieleden altijd toegang tot de meest recente versie. Ze hoeven alleen maar de app te openen op hun computer, tablet of smartphone. Ze kunnen ook op jou en op elkaar reageren. Ze kunnen bijvoorbeeld opmerkingen en aantekeningen maken en zo efficiënt samenwerken. En last but not least: met zo'n programma is het makkelijk om de gewenste informatie snel op te zoeken.

Conclusie

Een managementrapportage is een belangrijk hulpmiddel voor een directie. Op basis hiervan moeten ze belangrijke beslissingen nemen. Zo kunnen ze het bedrijf de juiste kant op sturen. Het vergt kennis en ervaring om precies te weten welke informatie nodig is. En om die eenvoudig en overzichtelijk weer te geven. Zo kan de directie zich goed voorbereiden op de volgende vergadering. Met vergadersoftware zoals iBabs kan de rapportage digitaal worden opgevraagd. Zo hoeven er geen bergen papier te worden verplaatst. Dit bespaart geld, is beter voor het milieu en is veel makkelijker.