Ondersteuners weten als geen ander wat er leeft binnen hun organisatie. Ze vormen een natuurlijke schakel tussen medewerkers en management. Logisch dat ondersteuners steeds meer fungeren als adviseur voor het management. Maar adviseren is een kunst en een kunde. Hoe zorg je ervoor dat een manager jouw advies opvolgt?
In het boek Advieskunst delen de auteurs Noëlle van der Hagen en Machiel Willemsen de resultaten van hun onderzoek naar de competenties van een goede adviseur: het goede gesprek voeren, zelfreflectie, verbinden, stevigheid, gevoel voor context, veranderkundig inzicht, conceptueel denken, voorbereiden en organiseren. Daarnaast benadrukt het auteursduo het cruciale belang van gezien worden, vanuit je expertise, maar zeker ook vanuit je mens zijn. Ga er maar aan staan als ondersteuner. Hoe verzamel en combineer je al die competenties?
Zelfreflectie
Trainer Gerry Ubels leert ondersteuners (onder meer in de incompany training Personal Assistant) hoe ze hun manager succesvol kunnen adviseren. Gerry onderschrijft de uitkomst van het onderzoek van Van der Hagen en Willemsen dat zelfreflectie een van de belangrijkste pijlers is voor een geslaagd adviesgesprek. “Een open dialoog waarin zowel de ondersteuner als de manager haar waarheid durft te delen, is cruciaal voor een goed adviesgesprek. Het uitspreken van wederzijdse verwachtingen hoort daarbij. Tegen mijn cursisten zeg ik: relatie gaat voor prestatie. Verbinding met jezelf staat daarbij voorop.
“Pas als je je eigen behoeften kent, kun je op zoek gaan naar die van de ander. Zo kun je een waarachtige verbinding aangaan vanuit authenticiteit. Zelfkennis speelt daarbij een cruciale rol. Dat betekent ook dat je jouw belemmerende patronen en projecties herkent. Daarvoor heb je zelfreflectie nodig. Dan durf je assertief te zijn zonder dat je bang bent dat een ander je overschreeuwt op grond van negatieve ervaringen uit het verleden.”
Krachtig netwerk
De Schotse Trish Malarkey, Chief Innovation Officer bij Koninklijke DSM in Geleen, omarmt het principe van een open dialoog met haar assistant volledig. Ze straalt zichtbaar tijdens een videogesprek vanuit Wales als ze praat over de werkrelatie met haar executive assistant Marjan Hoogtanders. Marjan is halvefinalist voor de verkiezing van Secretaresse van het Jaar 2020. Met overtuiging ondersteunt Trish de kandidatuur van haar assistent.
“Een assistant is idealiter een verbinder. Nou, Marjan is een verbinder bij uitstek. Ze verbindt mij niet alleen met mijn agenda, maar ook met mijn team, met de rest van de hele organisatie en de wereld daarbuiten. Ik leid teams in Nederland en de VS, Marjan overziet het mondiale speelveld. Ze heeft een krachtig netwerk binnen de gehele organisatie en is razendsnel in het achterhalen van de juiste informatie. Als spin in het web is ze voor mij de oren en ogen van de organisatie. Bovendien werkt ze al veel langer bij DSM dan ik, inhoudelijk is ze volledig op de hoogte van wat er speelt.”
“Marjan adviseert mij op een inhoudelijk niveau, haar adviezen zijn vaak doorslaggevend in de keuzes die ik maak. Zo is het beheren van mijn agenda uiterst complex door de hoge eisen aan mijn tijd, binnen en buiten de organisatie. Marjan speelt daar proactief op in en ze volgt het verloop van (internationale) bijeenkomsten op de voet. Zo kan ze mij inhoudelijk advies geven over relevante onderwerpen die aan bod moeten komen tijdens meetings.
“Openheid kenmerkt onze communicatie. We spreken alles direct uit tegen elkaar. Daarbij maak ik duidelijk dat ik haar mening waardeer, ongeacht of ik het ermee eens ben of niet; onze verschillen omarm ik evenzeer als onze overeenkomsten. We hebben allebei het vermogen om te zeggen wat we afzonderlijk nodig hebben, en we zoeken vervolgens naar het gemeenschappelijk belang. Ik vertrouw volledig op haar professionele volwassenheid. Wederzijds vertrouwen, openheid, gelijkwaardigheid, inhoudelijke expertise en verbindende kwaliteiten maken dat ik zonder reserves kan bouwen op haar adviezen.”
Assertiviteit als randvoorwaarde
Maar zo voorbeeldig zijn werkrelaties lang niet altijd. Sterker, Gerry stelt dat het merendeel van de bestuursleden en managers nog altijd stuurt vanuit controle. Wat doe je als ondersteuner als jouw adviezen afketsen op een muur van hiërarchie? Gerry benadrukt het belang van psychologische veiligheid binnen organisaties. “Een ondersteuner die proactief advies wil geven aan een hiërarchisch ingestelde manager met een narcistische persoonlijkheidsstructuur, die loopt risico. Ook het management zal stappen moeten zetten om gelijkwaardigheid te bevorderen.”
Maar Gerry ziet juist ook een rol weggelegd voor de ondersteuner om psychologische veiligheid binnen de organisatie te vergroten. Assertiviteit is daarbij een randvoorwaarde. “Ongelijkwaardigheid moet je niet accepteren. Maar veel ondersteuners zijn onbewust dienstbaar, ze plaatsen de belangen van de ander vooraan. Als je niet assertief durft te zijn, durf jij als persoon er niet te zijn. Dan heb je geen interne veiligheid. Een bewust dienstbare ondersteuner daarentegen neemt zelf steeds zijn of haar eigen verantwoordelijkheid, en durft assertief te zijn. Psychologische veiligheid begint bij jezelf. Blijf je als ondersteuner op weerstand stuiten? Benoem dan de weerstand, zeg wat jou raakt in het gedrag van de manager. Dan handel je vanuit authenticiteit, en daarmee vanuit innerlijke kracht.”
Trish onderstreept het belang van authenticiteit tijdens een adviesgesprek. “Marjan zegt altijd direct wat ze denkt. Daarbij brengt ze haar boodschap kalm en overwogen. Ze hoeft helemaal niet op haar strepen te gaan staan om door mij gehoord te worden. Psychologische veiligheid is echt een must, een ondersteuner moet alles durven te zeggen tegen de manager en omgekeerd.”
Gemeenschappelijk belang voorop
Het goede gesprek voeren staat bovenaan in het competentieonderzoek van Van der Hagen en Willemsen. Gerry geeft praktische tips om een adviesgesprek kracht bij te zetten. “Oogcontact is heel belangrijk, maar dan wel op een natuurlijke manier. Probeer niet op een geforceerde manier de blik van de manager te vangen. Zorg er verder voor dat je op gelijke hoogte staat of zit, daarmee benadruk je de onderlinge gelijkwaardigheid. En draag kleding waar je je prettig in voelt, een broek of bh die knelt kan een stoorzender vormen. Verder, maak je taalgebruik kort en bondig en concreet, en kies je woorden positief, benoem oplossingen. En heel belangrijk: zoek altijd naar het gemeenschappelijk belang.”
Trish ziet de focus op gezamenlijk belang als doorslaggevende gesprekskwaliteit. “In het verleden heb ik gewerkt met ondersteuners die gedreven waren om hun adviezen verzilverd te zien in het belang van hun eigen agenda. Marjan daarentegen kijkt naar het belang van de organisatie. Ze overziet het speelveld, schetst een kader en geeft mij altijd meerdere keuzeopties die ze inhoudelijk onderbouwt. Zo geeft ze mij de ruimte om een weloverwogen keuze te maken. Last but not least is ze ook nog eens een kei in het organiseren van de plannen die ik maak. Marjan is een rolmodel voor de moderne ondersteuner, ze is zowel uitvoerend als adviserend een inspirator.”
10 tips voor een succesvol advies aan je manager
- Authenticiteit. Wees authentiek, durf te zeggen wat je denkt en voelt. Dan maak je waarachtig contact vanuit innerlijke kracht.
- Zelfreflectie. Wees je bewust van je eigen beperkende projecties en overtuigingen. Pas dan kun je echt jezelf zijn.
- Verbinding. Pak je rol als verbinder. Verenig het belang van jezelf en je manager.
- Context. Plaats jouw advies in de context van de organisatie als geheel. Ga niet voor het belang van jezelf, maar voor het collectief.
- Expertise. Laat je expertise zien. Als ondersteuner weet je hoe de hazen lopen binnen de organisatie, en doorzie je processen. Dat is jouw meerwaarde.
- Zichtbaarheid. Durf jezelf te laten zien binnen de organisatie. Zo creëer je draagvlak voor je adviezen.
- Praktisch. Wees concreet. Zorg ervoor dat je jouw adviezen zelf ook praktisch kunt uitvoeren.
- Veranderkundig inzicht. Veranderen gaat vaak met kleine stappen. Wees je bewust van de gevolgen van je advies voor het functioneren van collega’s. Besef dat jouw manager daar rekening mee moet houden.
- Ruimte innemen. Durf jouw ruimte te claimen. In de waan van de dag rennen managers vaak maar door. Heb de moed om je manager even tot stilstand te brengen.
- Innerlijke drive. Erger jij je weleens aan processen die niet goed lopen? Mooi! Dan heb je de innerlijke drive om verandering aan te brengen. Gebruik die gedrevenheid als je advies geeft.
Ook interessant:
Wat maakt een goede sparringpartner? "Beter sparren is vooral: meer durven."
Ondersteuners met ondernemerschap, zelfsturing en kritisch denkvermogen vormen de voorhoede in hun vakgebied. Ontzorg jij al op hoog niveau?
Digitale etiquette voor Microsoft Teams: zo ga je netjes met elkaar om.
