Alleen nog maar doen wat ertoe doet: dat is écht te realiseren, ook op het secretariaat. Vier assistants voerden lean werken in bij hun bedrijf en geven je nu een aantal tips uit de praktijk.
Niemand zit te wachten op ellenlange vergaderingen. Met of juist zonder digitale middelen kan een vergadering korter en efficiënter. Hoe doe je dat? Trainer Bouke van Kleef zet de belangrijkste tips op een rij.
Maar liefst 30% van de Nederlandse medewerkers vindt dat het allemaal best wat efficiënter kan binnen hun organisatie. Dat blijkt uit onderzoek van Effectory onder ruim 300.000 medewerkers in ons land.
Gemiddeld besteden we een kwart van onze werktijd aan vergaderen. Maar vergaderen kan vaak vlotter en efficiënter verlopen als je de bekende 'lean' principes ook toepast op het vergaderproces. Hoe je dat doet? Met een digitale vergadertool.
Lean secretariaat: dat willen we allemaal wel. Maar waar moet je beginnen met verbeteringen aan te brengen? Marianne Smits, schrijver van het boek 'Doen wat ertoe doet', geeft 5 tips.
Aan de slag met lean werken? Neem dan niet de wensen van je omgeving als uitgangspunt, maar begin met heel precies kijken waar je een waardevolle bijdrage kunt leveren. Dan doe je wat ertoe doet. Trainer Marianne Smits geeft je een handig stappenplan als leidraad.
Het invoeren van nieuwe potentiële klanten in een CRM-systeem, het goedkeuren van verlofaanvragen met wéér een ander systeem, koffie en lunches regelen via een formulier op intranet... de voorbeelden van tijdrovende bureaucratie zijn eindeloos. Hoe krijg je dit nou efficiënter? Marianne Smits geeft tips.
Formulieren worden gebruikt omdat ze gemakkelijk verwerkbaar zijn. Maar tegelijkertijd bieden ze weinig ruimte voor extra informatie en werken ze vertragend. Wees daarom kritisch op het gebruik van formulieren. Marianne Smits geeft 4 tips om het aantal formulieren terug te dringen.
Managers besteden gemiddeld een derde deel van hun werktijd aan vergaderen. Het is maar de vraag hoe effectief al deze overleggen zijn. Dragen ze bij aan het doel dat is afgesproken? Jij als managementondersteuner kunt handvatten aanreiken om de vergadertijd te reduceren en de effectiviteit te verhogen.
