Face-to-facecontact staat voor Carola op nummer één op het lijstje van dingen die haar plezier geven in haar werk. Tijdens de stage die ze liep, inmiddels meer dan tien jaar geleden, tijdens haar opleiding tot secretaresse, miste ze dat en ze besloot over te stappen naar de opleiding tot receptioniste/telefoniste.
Een keuze waarbij ze niet over een nacht ijs ging – iets wat haar sowieso niet past, vertelt Carola. “Ik vond de secretaresseopleiding erg leuk, maar toen ik tijdens een stage een aantal keer achter de receptie mocht zitten, merkte ik hoeveel energie ik kreeg van de directe contacten. Voordat ik de overstap maakte, heb ik me goed geïnformeerd en er ook tijdens mijn stage diverse vragen over gesteld. Ik was heel positief over de antwoorden en ben uiteindelijk de opleiding gaan doen. Dat was een goede keuze.”
Een nieuwe stap
In 2015 rondde Carola de opleiding af en werkte vervolgens bij meerdere bedrijven en organisaties als receptioniste/telefoniste. In 2018 ging ze aan de slag bij Rijkswaterstaat, waar ze na een halfjaar de stap maakte naar projectondersteuner/officemanager. In deze nieuwe rol besloot ze om de hbo-opleiding tot officemanager te gaan volgen. Dit was in 2021.
“Ik ben best gedreven, leergierig en ambitieus, en het was tijd voor een nieuwe stap. Om de zoveel tijd reflecteer ik waar zit ik in mijn baan, wat ik nog meer wil. Het besluit om officemanager te worden, kwam daaruit voort. Ik deed veelal uitvoerend werk, maar wilde een stap maken en ook leidinggevende taken kunnen uitoefenen.”
Drukke tijden
De opleiding bracht Carola veel. Zo gaf het haar meer inzichten in haar functie en leerde ze over het aansturen van personeel. En doordat ze deze studie deed, mocht ze naast uitvoerende taken ook de andere projectondersteuners uit haar team onder haar hoede nemen.
Bij het organisatieonderdeel van RWS waar Carola nu werkzaam is, werkte ze bovendien een collega in die ze nog steeds begeleidt door haar te voorzien van tips. Ze geeft een voorbeeld:
“Ik heb haar onder meer meegegeven dat je meer regie kunt nemen in je baan door steeds vooruit te kijken en tijdig actie te ondernemen. Hierdoor krijg je minder last van stress of een opgejaagd gevoel. En dus meer werkplezier. Dat heb ik zelf ook zo ervaren.”
Wel was het volgen van de studie naast een drukke baan pittig – Carola is de eerste om dat toe te geven.
“In mijn vrije uren en in de weekenden werkte ik aan mijn studie. In die periode heb ik veel andere activiteiten op een laag pitje gezet: als ik iets wil, ga ik er echt voor. Maar ik was wel blij toen het afgerond was. En als je dan het diploma in handen hebt met als eindresultaat een 8,9, is dat alle moeite meer dan waard. Daarbij kan ik het geleerde goed toepassen in mijn werk. Bijvoorbeeld hoe ik efficiënter kan werken of over hoe ik bijeenkomsten het best kan organiseren: hoe begin je, hoe ga je te werk, hoe pak je dat aan. Dat vind ik ook erg leuk. Momenteel zijn we met twee afdelingen een ontwikkeltraject aan het volgen waar ik veel voor organiseer en regel, dus het biedt me nu ook mooie handvatten.”
Vast contract
Het is bijna twee jaar geleden dat Carola de overstap maakte naar managementondersteuner/ officemanager bij het organisatieonderdeel Verkeer en Watermanagement, een rol waarin ze het ook erg naar haar zin heeft.
“Ik heb me altijd erg op mijn plek gevoeld bij RWS. Als receptioniste/telefoniste/gastvrouw vond ik het face-to-facecontact heel prettig en als projectondersteuner en officemanager had ik het ook erg fijn en heb ik veel geleerd; ik kon er alleen geen vast contract krijgen. Ik ben toen naar andere mogelijkheden binnen de organisatie gaan kijken en ben zo bij mijn huidige functie gekomen.
"Daarbij heb ik dezelfde sollicitatieprocedure moeten doorlopen als kandidaten van buitenaf: drie gesprekken plus een assessment, best pittig. Ik heb er hard voor moeten werken, maar ben erdoorheen gekomen en heb nu een fulltime vast dienstverband en het helemaal naar mijn zin.”
Dat ze een vast contract mocht ondertekenen, noemt Carola een levens- en carrièrebepalend moment in haar leven. Levensbepalend omdat het haar dichter bij een van haar andere dromen heeft geholpen: het kopen van een woning. En carrièrebepalend omdat ze hiermee een voorsprong heeft ten opzichte van sollicitanten van buitenaf en collega’s met een tijdelijk contract, wanneer ze in de toekomst op een andere functie binnen RWS of bij een andere overheidsorganisatie zou willen solliciteren.
“Ik zit nu goed, maar als het ooit tijd wordt voor een volgende stap, vergroot dit mijn kansen zeker. Ik was ook ontzettend blij toen mijn leidinggevende het me vertelde. Het geeft me veel rust. Daarbij zijn vaste contracten ook best zeldzaam tegenwoordig"
Bijna niets is onmogelijk
De locatie waar ze werkt, in Utrecht, is heel dynamisch en operationeel, vertelt Carola. Dat maakt het werk mede ook zo leuk.
“Het Crisis Informatie Centrum en twee verkeerscentrales bevinden zich hier. En ook de weginspecteurs die verantwoordelijk zijn voor de regio Midden-Nederland starten en eindigen hier hun dienst. Ik draai weleens een dienst mee in een verkeerscentrale of ga met een weginspecteur op pad. Bij RWS is heel veel mogelijk. Natuurlijk gaat alles in goed overleg. Ook biedt RWS veel mogelijkheden tot doorontwikkelen door middel van workshops en trainingen, en er is een leerportaal met e-learings die we kunnen volgen.”
Naast dit alles is Carola enthousiast over de afwisseling in haar werk: geen dag is hetzelfde. “Als iemand mij na een werkdag vraagt wat ik heb gedaan, kan ik soms wel vijftien verschillende dingen opnoemen. Wat ik leuk vind, is dat bijna dagelijks een aantal dingen anders loopt dan gepland. En dan zijn er naast mijn to-dolijst soms ook nog spoedklussen; in dit werk is het belangrijk dat je goed kunt schakelen en prioriteiten kunt stellen. Ik hou van die afwisseling.”
Daarbij staan haar collega’s altijd voor Carola klaar. En zij voor hen. “Ik ben heel blij met mijn collega’s. Ze voelen ook niet als collega’s, we gaan als familie met elkaar om. Dat doet me goed. Ik heb ook op plekken gewerkt waar we een beetje op eilandjes zaten en dat vond ik toch minder prettig.”
Dezelfde taal spreken
Bij haar werkzaamheden hanteert Carola een duidelijk motto: half werk is geen werk. “Ik bijt me graag ergens in vast en vind het belangrijk om altijd goed werk te leveren. Zo vroeg een collega mij laatst of we binnen RWS een raamovereenkomst hebben voor het bestellen van boeken, iets waarop ik niet direct antwoord kon geven. Ik ben gaan zoeken tot ik het antwoord had gevonden en heb ook meteen de bestelling geplaatst, zodat mijn collega daar geen omkijken meer naar had.”
Daarnaast vindt Carola het cruciaal dezelfde taal te spreken als de ander en hecht ze veel waarde aan openheid en eerlijkheid. “Ik wil mét elkaar praten in plaats van over elkaar. Het is belangrijk dat je goed luistert naar de ander, de ander met respect behandelt en met elkaar in gesprek blijft.”
Bij dat laatste is het goed je kwetsbaar op te stellen, weet ze uit ervaring. Carola:
“In de omschrijving van mijn huidige functie bijvoorbeeld stond dat die voor 32 tot 36 uur was, waarbij 36 uur het wenselijkst was. Ik heb aangegeven dat ik graag wilde beginnen met 32 uur om dat op termijn uit te breiden naar 36 uur. En ik heb de commissie verteld om welke persoonlijke redenen ik dat wilde. Ik denk dat mijn verzoek daarom ook is ingewilligd. Natuurlijk was die kwetsbaarheid best lastig, zeker tijdens een sollicitatiegesprek, maar het heeft me wel geholpen. En het heeft me geleerd dat kwetsbaar opstellen je verder brengt.”
HSP-coach
Voordat Carola bij RWS terechtkwam, was ze door omstandigheden een tijdje uit de roulatie. Een periode waarin ze ontdekte dat ze hooggevoelig is. Ze besloot zich hierin verder te verdiepen en volgde vorig jaar een opleiding tot HSP-coach.
“Een op de vijf mensen is HSP, een Highly Sensitive Person. Veel mensen weten dat wel van zichzelf, maar niet wat het precies inhoudt en hoe ze er goed mee kunnen omgaan. En ook voor buitenstaanders is dat niet altijd eenvoudig. Ik wil anderen daar graag bij helpen vanuit mijn eigen ervaring en de kennis die ik heb opgedaan bij de opleiding.”
Werkzaam als coach is Carola nog niet, maar het is wel iets dat ze in de toekomst zou willen. “Ik zou het een mooie vervolgstap vinden in mijn carrière en zie het mezelf over een paar jaar ook wel doen. Mensen die weten dat ik HSP ben en vermoeden dat ze dat zelf ook zijn, komen vaak al naar me toe om ervaringen uit te wisselen. Ook collega’s.”
Op andere vlakken zou Carola in de toekomst ook graag willen doorgroeien. “De rol van teamleider/coördinator van een secretariaat, met de bijbehorende verantwoordelijkheden en taken, lijkt me heel leuk. Een combinatie van teamleider en coach zou dan het mooist zijn. Ik heb heel helder wat ik wil met mijn carrière, maar hoe dat precies vorm zou moeten krijgen, daar moet ik nog goed over nadenken. Maar mogelijkheden genoeg.”
Voor haar carrière tot op heden heeft Carola een heldere omschrijving: vallen, opstaan en weer doorgaan. “Door de switches die ik heb gemaakt en het feit dat ik door omstandigheden tijdelijk moest stoppen, was het niet altijd makkelijk. Maar: ‘what doesn’t kill you makes you stronger’. Daarbij heeft het me als persoon gelukkiger gemaakt.”
Wie verdient er ook een plek op het podium?
In de rubriek ‘Podium’ portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak: veelbelovende jonge assistants én de ervaren rotten in het vak.
Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek? Mail dan naar redactie.managementsupport@vakmedianet.nl.
