Als managementassistent ben je een echte ontzorger. De manager kan met een gerust hart op vakantie en jij zorgt dat alles soepel verloopt. Maar hoe blijf je ervoor zorgen dat het werk voor jou soepel verloopt? Dat je niet alleen effectief en productief bent, maar ook plezier hebt in je werk?
Ontdek hoe managementassistenten in vijf eenvoudige stappen hun gebruiksaanwijzing kunnen samenstellen om deze ideale mix van werkgeluk en - succes te bereiken.
Stap 1: Organiseer taken en prioriteiten
Een goede managementassistent weet als geen ander hoe belangrijk het is om taken te organiseren en prioriteiten te stellen. Begin elke dag met het maken van een to-do-lijst, waarbij je de meest urgente en belangrijke taken bovenaan plaatst. Houd rekening met deadlines en zorg ervoor dat je realistische tijdframes toekent aan elk item op je lijst. Zo behoud je het overzicht en voorkom je dat je overweldigd raakt.
Stap 2: Maak gebruik van tech & tools
Maak het jezelf gemakkelijk. Vuistregel: moet je de handeling meer dan twee keer uitvoeren? Automatiseer dan waar mogelijk en maak er een efficiënt en effectief werkproces van. Zet plan-, agenda- en projectmanagementtools in. Met gratis versies kom je soms al een heel eind. Door de juiste tools te gebruiken, bespaar je tijd en minimaliseer je fouten.
Stap 3: Investeer in jezelf
Om productief en effectief te zijn, is het belangrijk om te blijven leren en je vaardigheden uit te breiden. Maak op regelmatige basis tijd voor trainingen en plan het in. Ook wanneer je denkt dat je er juist geen tijd voor hebt. Door te investeren in je eigen ontwikkeling, blijf je niet alleen relevant, maar vergroot je ook je zelfvertrouwen en voldoening in je werk.
Stap 4: Stel grenzen en bewaak je welzijn
Het is verleidelijk om altijd beschikbaar te zijn en overuren te maken, maar dit kan op de lange termijn leiden tot burn-out en verminderde productiviteit. Iedereen zegt wel eens ‘overuren maken hoort erbij’ of ‘een burn-out overkomt mij echt niet’. Maar dat zijn juist de mensen die hun welzijn niet bewaken.
Stel gezonde grenzen voor jezelf en communiceer deze duidelijk naar je collega’s en leidinggevenden. Zorg voor voldoende rust, ontspanning en tijd voor jezelf buiten werktijden. Plan deze dan ook in.
Stap 5: vier successen
Managementassistenten spelen vaak een cruciale rol bij het behalen van successen binnen het bedrijf en de manager. Sta stil bij je prestaties en vier de successen, zowel individueel als met het team. Het verhoogt je zelfwaardering.
Het vieren van successen helpt ons om vooruitgang te erkennen, zelfs als we nog niet alle doelen hebben bereikt. Een positieve werkcultuur draagt bij aan je werkplezier en motiveert je om continu te blijven streven naar verbetering.
Vat je doelen samen
Overzicht en voorbereiding geeft rust. Werk deze vijf stappen voor jezelf uit, en voilá, je hebt je gebruiksaanwijzing voor een productieve en plezierige werkdag. Ook als je het net iets te druk hebt, is het juist belangrijk dat je weer overzicht hebt en daarmee rust creëert.
Pro tip: vat jouw 5 punten in een (digitale) post-it samen en hang ‘m zichtbaar op. Zo heb je elke dag een reminder.
Een gebruiksaanwijzing
Als managementassistent ben je de spil van het bedrijf, en door effectief en productief te werken, lever je een onmisbare waarde aan je organisatie. Maar vergeet niet dat werkplezier en welzijn even belangrijk zijn.
Door je gebruiksaanwijzing zorgvuldig samen te stellen met georganiseerde taken, slim gebruik van technologie, samenwerking, zelfontwikkeling en het bewaken van je grenzen, creëer je de perfecte mix voor een bevredigende en succesvolle carrière als managementassistent.
Dit artikel werd geschreven door Soraya Koendjbiharie.
Soraya Koendjbiharie is een veelzijdige ondernemer die anderen helpt om meer uit het leven te halen. Als werk-privé-balans coach zorgt ze voor productiviteit en ruimte voor belangrijke zaken buiten werk. Daarnaast verbetert ze communicatieprocessen bij overheidsorganisaties. Haar expertise omvat coachingstrajecten, timemanagement trainingen en communicatie-roadmaps.
Haar vrije tijd besteedt ze graag in Griekenland. Benieuwd hoe zij werk en zeven keer per jaar naar Griekenland combineert? Luister dan haar podcast Vrij & Succesvol leven. Meer weten over productiviteit? Bekijk ook Soraya’s website.
