Management Support gaat een inhoudelijke samenwerking aan met het NVDM, het Netwerk voor de Managementondersteuner. Deze vereniging draait volledig op vrijwilligers uit het ondersteunende vak, zoals voorzitter Jolanda Maasakkers en regiobestuurder Utrecht Margot de Jong. Zij doen dit naast hun werk als respectievelijk directiesecretaresse bij SDK Vastgoed/VolkerWessels en zelfstandig trainer/adviseur secretariaat.
Management Support sprak deze twee belangenbehartigers van de vakgroep die zich tijdens en na werktijd sterk maken voor de ondersteuner. “Je groeit en ontwikkelt jezelf hier echt mee.”
Hoe kwamen jullie in het bestuur van de NVDM terecht?
Jolanda: “Als NVDM-lid zag ik de vacature voorbijkomen, maar ik dacht dat ik de functie niet zou kunnen combineren met mijn drukke baan. Maar Ingrid, de voormalige voorzitter die ik ken, benaderde me om te zeggen dat ik op een shortlist stond. Ik had geen idee wat er van me verlangd werd, de NVDM heeft toch ruim 600 leden, 100 businesspartners, 8 regio’s en ruim 50 actieve vrijwilligers die ervoor zorgen dat de vereniging al haar leden kan bedienen. Daar komt veel bij kijken. Ingrid nam me mee in haar taken, vertelde me waar de NVDM mee bezig is, en ik werd enthousiast. Als voorzitter heb je een aansturende rol; je denkt mee; zet pijlers uit; maakt een jarenplan; kijkt waar je de regio’s kunt helpen. Dát idee gaf me energie. Ik wilde vanuit mijn kennis en knowhow graag een bijdrage leveren én vond het een mooi ontwikkeltraject voor mezelf.”
Margot: “Ik zit sinds 1993 in het vak van ondersteuner en in 2016 besloot ik om voor mijzelf als zzp’er te beginnen. Belangrijk hierbij is om een goed netwerk te hebben om jezelf zichtbaar te maken en dat had ik niet. Het doen van vrijwilligerswerk kan hierin helpend zijn. Toen kwam de vacature van NVDM landelijk secretaris voorbij. Wat is er mooier dan vrijwilligerswerk doen in je eigen vakgebied! Zo ben ik in 2017 begonnen bij deze mooie vereniging en ben ik inmiddels langstzittend bestuurslid. In 2021 ben ik regiobestuurder Utrecht geworden, deze functie past meer bij mijn nieuwe rol als adviseur secretariaat. Al onze bestuurders zijn mensen uit het vak, mensen die zichzelf willen ontwikkelen en de NVDM zien als leerschool. Je groeit ontzettend door zo’n rol te pakken en nieuwe dingen te ontwikkelen. Op dit moment zijn we bijvoorbeeld bezig met het opzetten van de NVDM Academy, waarvan ik de voortrekker ben. Enorm leerzaam om met opleiders om de tafel te zitten en met hen te bespreken hoe we een win-win kunnen creëren.”
Wat is jullie visie op netwerken?
Jolanda: “Ik ben nu 9 maanden voorzitter en vind steeds beter mijn weg binnen de vereniging; wie welke functie vervult en welke behoeftes er binnen de vereniging zijn. We willen heel veel, maar tijd is voor ons een uitdaging. Alles voor de vereniging is in eigen tijd, maar iets wat je leuk vindt, doe je ook graag. Ik vind mijn eigen huidige behoeften volledig terug in de NVDM. Deze vereniging is voor en door vakgenoten. De NVDM is voor mij een grote leerschool, en sec bekeken is het ook gewoon een bedrijf: er zijn inkomsten en uitgaven, medewerkers, je wilt omzet- en ledengroei, je positie verbreden. Dat is heel leuk. Ik leer van de vakgenoten, zij leren van mij. Ik had niet verwacht dat mijn persoonlijke groei van januari tot nu zo immens zou zijn. Maar netwerken is ook met anderen samenwerken. Dit jaar is dan ook gekozen om eenmalig een groot Benelux-event te organiseren samen met een andere vakvereniging: IMA Nederland, op 16 september in het MECC Maastricht.”
Margot: “Door je rol als bestuurder bij deze vakvereniging groeit je netwerk bijna automatisch. Voor veel partijen ben je interessant om mee te linken en hier probeer ik persoonlijk mijn voordeel uit te halen. Zo ook mijn contact met Management Support. Ik heb Vera benaderd met de vraag of we kunnen samenwerken, zij een beetje van ons, wij een beetje van hen. Zo worden we samen sterker. We hebben tenslotte dezelfde doelgroep en dat is ontzettend leuk om te doen.”
In hoeverre komt de inhoudelijke samenwerking tussen de NVDM en Management Support de assistant ten goede?
Margot: “Management Support biedt heel andere zaken aan dan wij, dus we verbreden elkaar. Op het gebied van trainingen, maar ook op het gebied van netwerken en kennis delen. In het magazine worden heel veel items aangekaart die alle NVDM-leden aangaan. Anderzijds organiseren wij weer fysieke bijeenkomsten door heel Nederland omdat we regionaal actief zijn. Zo vullen we elkaar mooi aan.”
Jolanda: “Met onze verschillende expertises is het van belang om met elkaar te werken, elkaars expertises te gebruiken en die te verbinden. Daarom zien wij hierin een meerwaarde. Door met de juiste partner te verbinden, til je je vak naar een hoger level en blijf je interessant voor de vakgenoten en de doelgroep. Je leert er ook van. Of het een magazine is of een regiobijeenkomst, juist door alle kleuren op het palet te hebben, hebben de mensen een keuze.”
Wat zijn jullie drijfveren in je werk en vrijwilligerswerk bij de NVDM ?
Jolanda: “Het ontzorgende zit in ons als ondersteuner, daarom beoefenen we ook dit vak. We kijken verder dan alleen onszelf en doen dit belangeloos. We gunnen het de ander ook echt. Maar het mes snijdt altijd aan twee kanten. En dat mag ook. Sommigen zullen deze keuze maken om een groter netwerk te krijgen, voor mij is het vooral de leerschool om me te ontwikkelen: wat brengt dit me, hoe ga ik met deze aansturende rol om, met welke vraagstukken kom ik in aanmerking. Zo zit iedereen op zijn eigen manier op de stoel. Maar de hoofdmoot is: samenwerken, creatief zijn, verbinden, groeien. Daarvoor doe je het.”
Margot: “Daar sluit ik me bij aan. Ik wil mensen enthousiasmeren zodat ze het vak omarmen en aan hun eigen groei denken. Daarbij vind ik het belangrijk om out of the box te denken. Ik ben wars van iets doen ‘omdat we het altijd zo doen’. Normaliter zijn onze bijeenkomsten in de avond, met mijn team probeer ik hier variatie in aan te brengen om het een keer op een middag te organiseren of half middag/half avond. Door te experimenteren ontstaan nieuwe mogelijkheden en soms stoot je je neus.”
En hoe zien jullie de functie van de managementondersteuner en haar toekomst?
Jolanda: “Een paar jaar geleden hoorde je weleens dat mensen dachten dat het vak zou verdwijnen. Dat is zeker niet het geval, maar de inhoud verschuift wel. Zaken als een briefje uittypen, dat doet de manager nu vaak per mail. En waar vroeger van je werd verlangd dat je koffie bracht, ben je nu eindverantwoordelijk voor een taak. Dat kan marketing zijn, of de organisatie van een groot evenement waarbij je budgethouder bent, keuzes maakt en zelfstandig een rol pakt. Daarin moet je wel mee willen én kunnen. Je moet meebewegen met de snelheid en verwachtingen die er anno 2023 zijn. Vandaar ook onze NVDM Academy – ik vind het heel belangrijk dat ondersteuners zich blijven ontwikkelen. De een leert veel uit de praktijk, een ander vindt het fijn om een opleiding te doen. Het maakt niet uit hoe je het doet, als je het maar doet en jezelf uitdaagt.”
Margot: “Het pijnpunt zit bij ons, assistenten; we doen alles voor de manager en omgeving, maar we vergeten onszelf en onze eigen scholing. Als er overdag een bijeenkomst is in plaats van ’s avonds, zeggen we: daarvoor moet ik wel vrij nemen. Hoezo ‘vrij nemen’, dit is scholing en dat hoeft niet in je eigen tijd. Jouw werkgever heeft er ook baat bij als jij je ontwikkelt! Laten we alsjeblieft beter voor onszelf zorgen, zeker in deze tijd met ChatGPT en AI. De ontwikkelingen gaan zo snel, daar moet je wel op aanhaken.”
En welke doelen stellen jullie jezelf?
Jolanda: “Als ik kijk vanuit mijn rol als voorzitter heb ik maar één doel: de continuïteit van de vereniging borgen. We hebben als bestuur op het netvlies dat groei belangrijk is: nieuwe vakgenoten aan ons binden in de verschillende leeftijdscategorieën. Daarnaast blijven we mee bewegen met alle veranderingen, waarbij we zeker niet veranderen om het veranderen, maar wel als het iets bijdraagt. Het derde doel is zorgen dat de regioteams en het bestuur fijn samenwerken en dat iedereenlekker in z’n vel zit. Als de vibe goed is, vind je het ook leuk om de zaken met elkaar op te pakken.”
Margot: “Groei is ook mijn belangrijkste doelstelling: groei van de vereniging, van mezelf als bestuurder, in m’n carrière, in m’n kennis. Daarom heb ik van de zomer mijn opleiding tot trainer afgerond, een nieuwe uitdaging. O ja, ik wil de leukste regio van de NVDM worden! De NVDM bestaat uit acht regio’s die hun eigen bijeenkomsten organiseren, daar heeft iedereen de vrije hand in. Komend jaar gaan we voor het eerst een landelijk thema uitrollen met als rode draad empowerment. Elke regio heeft de vrijheid om hier zelf invulling aan te geven. Naast vrijheid geeft dit ook ruimte om samen met een andere regio een tof event te organiseren.”
Wie verdient er ook een plek op het podium?
In de rubriek ‘Podium’ portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak: veelbelovende jonge assistants én de ervaren rotten in het vak. Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek?
Mail dan naar: redactie.managementsupport@vmnmedia.nl
