Stel: je bereidt een vergadering voor. Niet vreemd in je rol als managementondersteuner. Je zorgt dat iedereen op de hoogte is, zet vergaderstukken klaar en bespreekt van tevoren de agenda met de voorzitter. Bij de start van de meeting open je de app voor geluidsopnamen op je smartphone, en je neemt plaats. En verder… doet kunstmatige intelligentie (AI) het werk.
Verslag door AI
Een sprookje? Een ver-van-mijn-bedverhaal? Nee. Het kan al.
Na de meeting krijg je een verslag. Dus niet: een transcriptie waar je nog van alles mee moet. Nee. Een echt, compleet verslag, inclusief actiepunten en besluiten. Daar hoef je alleen nog de puntjes op de i te zetten: een nét iets andere formulering bij een gevoelig onderwerp, een subtielere woordkeuze of aanvullen met een achternaam.
Voilà, appeltje-eitje.
Makkelijk en snel
Het lijkt makkelijk – en dat ís het ook volgens Nina Bauer. Zij gebruikt Tripleblue AI Notulist en is er enthousiast over. Nina:
“Wie vindt notuleren nou leuk? Bijna niemand. Het kost veel tijd, het is saai werk en met de notulen wordt vervolgens weinig gedaan. Het levert je veel op als je het jezelf makkelijker maakt: meer tijd, minder frustratie én je bent bezig met véél leukere dingen, zoals techniek en innovatie!”
Solistische rol
Nina heeft veel ervaring in functies als directiesecretaresse, personal assistant en managementassistent bij overheid en non-profit organisaties. Sinds 2007 is zij zzp’er en vervult ze rollen als bestuurs- en programmasecretaris. Dus, zeer solistische rollen met een grote zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
Ook geeft Nina workshops over AI, bijvoorbeeld over ChatGPT. “Als ik laat zien wat AI al kan, vallen mensen gewoon van hun stoel van verbazing.” Nina maakt verslagen voor stuurgroepen en raden van toezicht. “De verslaglegging daarvan en de voorbereiding vroegen héél veel tijd. Tot AI opkwam. Mijn inspanningen van vroeger - uitschrijven, terugluisteren, nalezen - verschuiven naar: omgaan met techniek.”
Gevoelige zaken
Nina is enthousiast over haar AI-tool en de tijdswinst, maar zij vangt ook negatieve geluiden op. “Ik hoor vaak dat anderen er niet mee mogen werken, vanwege aannames die te weerleggen zijn. Het is een angstreactie over privacy en geheimhouding. Mensen vinden AI eng en onveilig.”
Nina werpt de voordelen op: Tripleblue AI Notulist is een gesloten systeem, je werkt in je eigen account en jouw informatie is afgeschermd. De tool houdt zich streng aan de privacywet AVG en op Europees niveau aan de GDPR, de ‘general data protection regulation’. De tool borgt veiligheid, vertrouwelijkheid.
“Dat moet ook, want ik ben secretaris van een aantal raden van toezicht. Er worden gevoelige zaken besproken en politieke besluiten genomen. Tijdens een eerste gesprek met een klant leg ik mijn werkwijze uit en dat ik met AI sneller en beter werk lever. Op dat moment vraag ik toestemming om AI te gebruiken. Dat is de reden dat ik een audio-opname maak. Vrijwel iedereen vindt het prima. Zit ik eenmaal bij de vergadering, dan deel ik mee: ‘Ik maak een opname.’ Deze opname wis ik zodra het verslag af is. Natuurlijk check ik het verslag, daar besteed ik extra tijd aan en ik breng de nodige taalvariatie aan.”
Tekstvariatie
Tripleblue interpreteert ook. Of zoals Nina het zegt: “De tool werkt als een notulist.” In het verslag staan zinnen zoals: ‘De voorzitter geeft aan…’ ‘De leden geven aan dat…’ Bij elk agendapunt staan
actiepunten en besluiten genoteerd. Maakt de tool nooit een foutje?
“Er staan nooit onwaarheden in of grove fouten. Maar ik doe wel aanpassingen. Bij gevoeligheden pas ik de woordkeuze aan, ik varieer in de tekst, let op formuleringen. Bij het nalezen van het verslag, besluit ik soms om het nét iets anders te verwoorden. Die afweging maak ik als professional.”
Ontzorgen
Hoe zorgt Nina ervoor dat ze met haar werkwijze terug mag blijven komen bij haar vaste klanten? Wat is haar geheim, los van AI?
“Ik zorg dat de notulen er komen maar doe ook veel voorwerk. Voor de vaste, terugkerende vergaderingen bespreek ik de agenda en de stukken, ik zorg voor de agenda-uitnodiging, dat linkjes klaar
staan, regel de locatie en het parkeren. Ik ontzorg van A tot Z. En dat gaat verder dan alleen notuleren. Daarnaast heb ik een opleiding gedaan op het gebied van Governance en ik adviseer over dat onderwerp.
“Tijdens de meeting zit ik naast de voorzitter, dus ik kan cues geven vanuit mijn rol van secretaris. Ik denk dat een deel van mijn toegevoegde waarde zit in de geruststelling: ‘Het komt goed’, zeg ik dan. Daar draait een groot deel van mijn aanwezigheid om.”
Betrokkenheid
“Zit ik anders in de wedstrijd van een vergadering? Jazeker! In mijn rol kan ik nu meeluisteren, meedenken, meepraten, antwoord geven. Mijn brein zit in een andere flow. Ik ben veel meer deelnemer dan de fly on the wall.
“Daarnaast ben ik techneut. Ik zie mezelf als ‘tooling’ expert. Ik ga met de ontwikkelingen mee, zorg dat ik goed geïnformeerd ben en denk mee over effectiviteit en efficiëntie. Je wordt adviseur en dat is een andere betrokkenheid. Het is echt een andere mentaliteit.”
Stokpaardje
“Zo heb ik ook mijn stokpaardje: de termijnagenda. Ik pleit er altijd voor om die in te voeren, waarop bijvoorbeeld thema’s staan die ter sprake moeten komen. Waardoor je niet alleen voor de aankomende meeting maar al verder naar voren kijkt. Een overzicht met vaste punten, de jaarplanning, jaarstukken.”
Boomer-gedoe
Wat adviseert ze anderen die nog huiverig zijn? Nina:
“Je houdt deze ontwikkeling niet tegen. Bezwaren en angstige reacties schaar ik onder boomer-gedoe. Wie weet nog dat we met papieren agenda’s werkten? Hoe we overstapten naar Outlook? Daar hebben we het allang niet meer over. Ik zeg nog weleens tegen mensen die aarzelen: rooksignalen zijn ook goedkoper dan appjes. Maar er is een reden dat we geen rooksignalen gebruiken…
“AI is er, gebruik het om je werk efficiënter te doen. Het levert een forse tijdsbesparing op. En een extra winstpunt: wat kun je doen in de tijd die je bespaart? Dit is de next step. Maak jezelf wijzer. Maak gebruik van wat er is."
